Stellenbeschreibung: Rezeptionist im Empfangsbereich (m/w/d)

Die Aufgaben des Rezeptionists im Empfangsbereich (m/w/d) umfassen:

• Den Empfangsschalter ordentlich und präsentabel sowie mit den notwendigen Dingen ausgestattet halten
• Empfangen und Begrüßen von Gästen bei Ankunft am Empfangsschalter
• Fragen beantworten und Beschwerden bearbeiten

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Stellenbeschreibung

Wir suchen einen freundlichen Rezeptionist im Empfangsbereich (m/w/d), der alle Empfangs- und kaufmännischen Aufgaben an unserem Empfangsschalter am Haupteingang übernimmt. Sie sind das „Gesicht“ des Unternehmens und sind verantwortlich für den ersten Eindruck, den wir machen. Der ideale Kandidat ist freundlich und entspannt und gleichzeitig sehr aufnahmefähig und diszipliniert. Sie sollten in der Lage sein, mit Beschwerden umzugehen und genaue Informationen zu übermitteln. Eine kundenorientierte Herangehensweise ist Voraussetzung. Das Ziel besteht darin, dafür zu sorgen, dass Gäste und Besucher sich wohl und wertgeschätzt fühlen, während sie sich auf unserem Gelände aufhalten.

Aufgaben

• Den Empfangsbereich ordentlich und präsentabel sowie mit den notwendigen Dingen (Stifte, Formular, Papier usw.) ausgestattet halten
• Gäste empfangen und begrüßen
• Fragen beantworten und Beschwerden bearbeiten
• Alle eingehenden Anrufe annehmen und weiterleiten oder Nachrichten aufnehmen
• Briefe, Pakete usw. annehmen und verteilen
• Vorbereiten ausgehender Post durch Erstellen von Korrespondenz, Sichern von Paketen usw.
• Prüfen, Sortieren und Weiterleiten von E-Mails
• Überwachen des Büromaterialbestands und Aufgeben von Bestellungen nach Bedarf
• Aktualisieren von Aufzeichnungen und Akten
• Überwachen der Büroausgaben und -kosten
• Übernehmen weiterer zugeteilter Aufgaben (Reisevorkehrungen, Pläne usw.)

Anforderungen

• Nachgewiesene Erfahrung als Rezeptionist im Empfangsbereich, Agent oder in einer ähnlichen Position
• Vertrautheit im Umgang mit Büromaschinen (z. B. Fax, Drucker usw.)
• Kenntnisse über Büromanagement und Grundlagen der Buchhaltung
• Sehr gute Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich)
• Exzellente Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Word)
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Gute Organisations- und Multi-Tasking-Fähigkeiten
• Problemlösungsfähigkeiten
• Fokus auf Kundenservice
• Realschulabschluss; zusätzliche Qualifikationen sind von Vorteil

Weitere Ressourcen:

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