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Stellenbeschreibung: Front Office Manager (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Front Office Manager (m/w/d) unterstützt Sie bei der Suche nach geeigneten Kandidaten zur effektiven Verwaltung Ihres Empfangsbereichs. Die Vorlage lässt sich auch problemlos an die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens oder Hotels anpassen. Ähnliche Stellenbeschreibungen: Front Desk Representative, Office Receptionist, Sekretär, Office Manager und Administrative Assistant.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Front Office Manager für die Verwaltung unseres Empfangsbereichs. Sie fungieren als erste Kontaktperson für Besucher unseres Unternehmens und stellen sicher, dass sie angemessen begrüßt werden. Sie koordinieren auch alle Aktivitäten an der Rezeption, einschließlich Anrufe, Reservierungen und Gästeservice.

Als Front Office Manager sollten Sie eine angenehme Persönlichkeit mitbringen und unser Team auf professionelle Weise überwachen und anleiten. Unser idealer Kandidat kann effizient mit Beschwerden umgehen und verfügt über solide Kundenservicefähigkeiten.

Letztendlich stellen Sie sicher, dass unsere Rezeption unseren Kunden einen professionellen und freundlichen Service bietet.

Aufgaben

  • Sicherstellen, dass die Rezeption aufgeräumt ist und über alle erforderlichen Unterlagen und Materialien verfügt (z. B. Stifte, Formulare und Informationsblätter)
  • Schulen, Beaufsichtigen und Unterstützen des Büropersonals, einschließlich Rezeptionisten, Sicherheitspersonal und Call-Center-Agenten
  • Schichtplanung
  • Sicherstellen eines pünktlichen und korrekten Kundenservices
  • Umgang mit Beschwerden und speziellen Kundenwünschen
  • Umgang mit Notfällen
  • Überwachen und Nachbestellen von Büroartikeln
  • Sicherstellen, dass die Post angemessen verteilt wird
  • Vorbereiten und Überwachen des Bürobudgets
  • Führen von aktuellen Aufzeichnungen zu Büroausgaben und -kosten
  • Sicherstellen, dass die Richtlinien und Sicherheitsanforderungen des Unternehmens eingehalten werden

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Front Desk Manager oder Empfangsleiter
  • Praktische Erfahrung mit Büroausstattung (z. B. Faxgeräte und Drucker)
  • Solide Kenntnisse im Bereich Kundendienst, Büromanagement und Grundlagen der Buchhaltung
  • Sehr gute Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich)
  • Ausgezeichnete Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Word)
  • Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
  • Gute Organisations- und Multi-Tasking-Fähigkeiten
  • Problemlösungsfähigkeiten
  • Abitur, zusätzliche Qualifizierung ist von Vorteil

Weitere Ressourcen:

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