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Stellenbeschreibung: Office Manager (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Office Manager (m/w/d) ist optimiert für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten. Sie lässt sich leicht für Ihr Unternehmen anpassen.

Die Aufgaben eines Office Managers umfassen:

  • Planen von Besprechungen und Terminen innerhalb des Büros
  • Organisieren des Bürolayouts und Bestellen von Büromaterialien und Geräten
  • Verantwortlich für Bürowartungs- und -reparaturarbeiten

Stellenbeschreibung Office Manager (m/w/d)

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Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Office Manager, der Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Ihre Aufgabe ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, das ein hohes Maß an organisatorischer Effizienz, Kommunikation und Sicherheit gewährleistet.

Wofür ist ein Office Manager zuständig?

Zu den Aufgaben und Zuständigkeiten des Office Managers gehören die Planung von Besprechungen und Terminen, die Organisation von Büromaterial, die Begrüßung von Besuchern und die allgemeine administrative Unterstützung der Mitarbeiter. Berufserfahrung als Front Office Manager oder Office Administrator sind von Vorteil. Ein erfolgreicher Office Manager sollte auch Erfahrung mit einer Vielzahl von Office-Software (E-Mail-Tools, Tabellenkalkulationen und Datenbanken) mitbringen und in der Lage sein, administrative Aufgaben genau zu erledigen.

Letztendlich sorgt der Office Manager für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs und trägt zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des täglichen Betriebs bei.

Aufgaben

  • Als Ansprechpartner für bürotechnische Aufgaben fungieren, einschließlich:
    • Wartung
    • Mailing
    • Vorräte
    • Ausrüstung und Geräte
    • Rechnungen
    • Besorgungen
    • Einkäufe
  • Arrangieren von Meetings und Terminen
  • Organisieren des Bürolayouts und Bestellen von Büromaterialien und Geräten
  • Verantwortlich für Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
  • Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um die Bürorichtlinien bei Bedarf zu aktualisieren
  • Organisieren der Büroabläufe und -verfahren
  • Absprache mit der IT-Abteilung zu allen technischen Angelegenheiten
  • Sicherstellen, dass alle Artikel pünktlich in Rechnung gestellt und bezahlt werden
  • Verwalten von Verträgen und Preisverhandlungen mit Anbietern, Dienstleistern und Bürovermietern
  • Verwalten des allgemeinen Verwaltungsbudgets und für eine genaue und zeitnahe Berichterstattung sorgen
  • Allgemeine Unterstützung von Besuchern
  • Unterstützung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter
  • Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Hardware und Reisearrangements)
  • Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung, Catering und Sicherheit
  • Planen interner oder externer Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistant
  • Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Aufgaben, -systeme und -verfahren
  • Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
  • Praktische Erfahrung mit Büroausstattung (z. B. Faxgeräte und Drucker)
  • Kenntnisse im Umgang mit E-Mail-Planungswerkzeugen wie Email Scheduler und Boomerang
  • Hervorragende Zeitmanagement- und Multitaskingfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
  • Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld
  • Kreative Denkweise mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen
  • Abitur; weitere Qualifikation als Administrative Assistant oder Sekretär sind von Vorteil

Weitere Ressourcen:

Sie können diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Office Manager als PDF herunterladen.

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