Descriptif de poste: Chef de bureau (f/h/autre)

Les fonctions du Chef de bureau incluent:

• Planifier les réunions et les rendez-vous au bureau
• S’occuper de l’aménagement du bureau et passer les commandes des fournitures et du matériel de bureau
• Maintenir le bureau en bon état et se charger des réparations nécessaires

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Description du poste

Nous recherchons un chef de bureau pour organiser et coordonner les fonctions administratives et les procédures de bureau. Son rôle consiste à créer et maintenir un environnement de travail agréable, afin de garantir un haut niveau d’efficacité organisationnelle, de communication et de sécurité.

En quoi consiste le poste de Chef de bureau ?

Les fonctions du chef de bureau incluent la planification de réunions et de rendez-vous, la gestion du matériel de bureau, l’accueil des visiteurs et le soutien administratif général de nos employés. Une expérience en tant que Responsable front office ou Administrateur de bureau constituerait un avantage. Un Chef de bureau compétent devra également posséder de l’expérience avec une variété de logiciels de bureautique (outils de messagerie, feuilles de calcul et bases de données) et être capable de gérer avec précision les tâches administratives.

En définitive, le Chef de bureau devrait être en mesure d’assurer le bon fonctionnement du bureau et d’aider à améliorer les procédures de la société et ses opérations au quotidien.

Responsabilités

• Être le point de contact concernant les tâches du chef de bureau, notamment :
  • Maintenance
  • Mailing
  • Fournitures
  • Équipements
  • Factures
  • Courses
  • Shopping
• Programmer les réunions et les rendez-vous
• S’occuper de l’aménagement du bureau et passer les commandes des fournitures et du matériel de bureau.
• Maintenir le bureau en bon état et se charger des réparations nécessaires
• Collaborer avec les RH pour mettre à jour et actualiser les politiques du bureau, au besoin
• Organiser les activités et les procédures du bureau
• Assurer la coordination avec le service informatique pour tout l’équipement bureautique
• S’assurer que tous les articles sont facturés et payés à temps
• Négocier les contrats et les prix avec les fournisseurs d’articles de bureau, les fournisseurs de services et les organismes de location de bureaux
• Gérer le budget administratif, garantir des rapports précis et en temps voulu
• Assister les visiteurs, de manière générale
• Participer au processus d’intégration des nouveaux employés
• Répondre aux questions des employés concernant les problèmes de gestion de bureau (par ex., les articles de bureau, le matériel et l’organisation des voyages)
• Se mettre en rapport avec les fournisseurs de gestion des installations, y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité
• Planifier des activités internes ou externes, telles que des fêtes, des célébrations et des conférences

Exigences

• Expérience avérée en tant que Chef de bureau, Responsable front office ou Assistant administratif
• Connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures des administrateurs de bureau
• Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS Outlook, en particulier)
• Expérience pratique des équipements bureautiques (par ex. les fax et les imprimantes)
• Connaissance des outils de planification de messagerie, tels que Email Scheduler et Boomerang
• Excellentes capacités de gestion des tâches et du temps, polyvalence
• Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
• Excellentes compétences de communication orale et écrite
• Solides compétences organisationnelles et en planification dans un environnement en évolution rapide
• Un esprit créatif capable de suggérer des améliorations
• Diplôme d’études secondaires ; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire constitue un avantage

Ressources additionnelles :

• Identifier et recruter des Directeurs de bureau avec des  antisèches de recherche booléenne Workable.
• Évaluer les compétences et les qualifications pertinentes avec nos questions d’entretien pour les Directeurs de bureau.

• Les intitulés de postes similaires incluent :

  • Directeur administratif
  • Assistant administratif
  • Agent administratif
  • Administrateur
  • Assistant administratif
  • Adjoint exécutif
  • Secrétaire exécutif
  • Responsable front office
  • Préposé au courrier
  • Assistant de bureau
  • Employé de bureau
  • Coordonnateur de bureau
  • Assistant personnel
  • Secrétaire
  • Assistant administratif principal
  • Adjoint exécutif
  • Assistant du personnel
  • Assistant virtuel

Vous pouvez télécharger cette fiche de poste de chef de bureau au format pdf ici.