Descriptif de poste: Secrétaire exécutif (f/h/autre)

Les fonctions du Secrétaire exécutif incluent:

• Gérer le planning de la direction et aider à la planification des rendez-vous, des réunions du conseil, des conférences, etc.
• Assister aux réunions et prendre des notes
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les rediriger le cas échéant

Description du poste

Nous recherchons un Secrétaire exécutif compétent pour soutenir les hauts responsables de notre société. Il devra organiser et gérer le programme de travail des directeurs et de les aider en effectuant diverses tâches administratives. Les secrétaires exécutifs doivent être des professionnels rapides dotés d’excellentes capacités de gestion du temps et capables d’accomplir des tâches multiples. C’est grâce à leur diligence et leur compétence dans leur travail que les cadres peuvent se concentrer sur leurs responsabilités de gestion sans se préoccuper d’autres tâches. L’objectif est de contribuer à l’efficacité de l’ensemble de l’entreprise en veillant à ce que toutes les tâches administratives soient exécutées avec rapidité et efficacité.

Responsabilités

• Gérer le planning de la direction et aider à la planification des rendez-vous, des réunions du conseil, des conférences, etc.
• Assister aux réunions et prendre des notes
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les rediriger le cas échéant
• Traiter et prioriser toute la correspondance entrante ou sortante (courrier électronique, lettres, colis, etc.)
• Organiser les déplacements des cadres
• Traiter les documents confidentiels en veillant à leur sécurité
• Préparer les factures ou les états financiers et aider à la comptabilité
• Contrôler les fournitures de bureau et négocier les conditions avec les fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix des commandes
• Organiser la gestion des documents électroniques et sur papier en s’assurant que l’information est organisée et facilement accessible
• Effectuer des recherches et préparer les présentations ou rapports assignés

Exigences

• Expérience avérée de secrétaire exécutif ou à un poste administratif similaire
• Maîtrise des logiciels MS Office et « back-office » (par ex. ERP)
• Connaissance approfondie de la gestion administrative et des procédures comptables de base, ainsi que du vocabulaire technique du secteur concerné
• Familiarité avec les méthodes de recherche de base et les techniques de compte rendu
• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps
• Excellente aptitude à communiquer et à négocier
• Intégrité et confidentialité
• Diplôme en administration d’entreprises ou un domaine connexe