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Descrição do trabalho: Secretária Executiva (f/m/d)

Este modelo de descrição da vaga de Secretária Executiva é otimizado para postagem em classificados de emprego ou páginas de carreiras on-line e é fácil de ser personalizado para a sua empresa.

Responsabilidades do Secretária Executiva incluem:

  • Cuidar a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
  • Participação de reuniões e redação de atas
  • Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado

Descrição da vaga de Secretária Executiva

Descrição do trabalho

Estamos procurando um Secretária Executiva competente para apoiar os funcionários do alto escalão da nossa empresa. Você será o responsável por organizar e manter a agenda do executivo e ajudá-lo a executar uma variedade de tarefas administrativas. Os secretários executivos devem ser profissionais rápidos, com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e para realizar várias tarefas ao mesmo tempo. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas. O objetivo é contribuir para a eficiência dos negócios em geral, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de maneira oportuna e eficiente.

Responsabilidades

  • Manter a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
  • Participar de reuniões e redigir atas
  • Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado
  • Lidar e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.)
  • Organizar viagens para executivos
  • Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
  • Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade
  • Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais econômicos
  • Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
  • Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído

Requisitos

  • Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante
  • Proficiente em MS Office e software “back-office” (por exemplo, ERP)
  • Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
  • Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de comunicação
  • Excelentes habilidades organizacional e de gerenciamento de tempo
  • Notáveis habilidades de comunicação e negociação
  • Integridade e confidencialidade
  • Diploma em administração de empresas ou áreas afins

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