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Descrição do trabalho: Secretária Executiva (f/m/d)

Este modelo de descrição da vaga de Secretária Executiva é otimizado para postagem em classificados de emprego ou páginas de carreiras on-line e é fácil de ser personalizado para a sua empresa.

Nikoletta Bika
Nikoletta Bika

Nikoletta holds an MSc in HR management and has written extensively about all things HR and recruiting.

Refreshed on

February 6, 2020

Responsabilidades do Secretária Executiva incluem:

  • Cuidar a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
  • Participação de reuniões e redação de atas
  • Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado

Descrição da vaga de Secretária Executiva

Descrição do trabalho

Estamos procurando um Secretária Executiva competente para apoiar os funcionários do alto escalão da nossa empresa. Você será o responsável por organizar e manter a agenda do executivo e ajudá-lo a executar uma variedade de tarefas administrativas. Os secretários executivos devem ser profissionais rápidos, com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e para realizar várias tarefas ao mesmo tempo. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas. O objetivo é contribuir para a eficiência dos negócios em geral, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de maneira oportuna e eficiente.

Responsabilidades

  • Manter a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
  • Participar de reuniões e redigir atas
  • Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado
  • Lidar e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.)
  • Organizar viagens para executivos
  • Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
  • Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade
  • Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais econômicos
  • Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
  • Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído

Requisitos

  • Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante
  • Proficiente em MS Office e software “back-office” (por exemplo, ERP)
  • Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
  • Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de comunicação
  • Excelentes habilidades organizacional e de gerenciamento de tempo
  • Notáveis habilidades de comunicação e negociação
  • Integridade e confidencialidade
  • Diploma em administração de empresas ou áreas afins

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