Descrição do trabalho: Secretária Executiva (f/m/d)

Responsabilidades do Secretária Executiva incluem:

• Cuidar a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
• Participação de reuniões e redação de atas
• Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado

Descrição do trabalho

Estamos procurando um Secretária Executiva competente para apoiar os funcionários do alto escalão da nossa empresa. Você será o responsável por organizar e manter a agenda do executivo e ajudá-lo a executar uma variedade de tarefas administrativas. Os secretários executivos devem ser profissionais rápidos, com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e para realizar várias tarefas ao mesmo tempo. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas. O objetivo é contribuir para a eficiência dos negócios em geral, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de maneira oportuna e eficiente.

Responsabilidades

• Manter a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
• Participar de reuniões e redigir atas
• Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado
• Lidar e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.)
• Organizar viagens para executivos
• Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
• Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade
• Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais econômicos
• Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
• Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído

Requisitos

• Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante
• Proficiente em MS Office e software “back-office” (por exemplo, ERP)
• Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
• Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de comunicação
• Excelentes habilidades organizacional e de gerenciamento de tempo
• Notáveis habilidades de comunicação e negociação
• Integridade e confidencialidade
• Diploma em administração de empresas ou áreas afins