Περιγραφή θέσης εργασίας: Γραμματέας Διοίκησης (Θ/Α/Άλλο)

Οι αρμοδιότητες του Γραμματέα διοίκησης περιλαμβάνουν:

• Διατηρεί το πρόγραμμα του στελέχους και βοηθά στον προγραμματισμό των ραντεβού, των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, των διασκέψεων κλπ.
• Συμμετέχει στις συναντήσεις και κρατάει σημειώσεις
• Απαντάει και διαχειρίζεται τις τηλεφωνικές κλήσεις και τις ανακατευθύνει όταν είναι απαραίτητο

Περιγραφή θέσης εργασίας

Αναζητούμε μία ικανή Γραμματέα διοίκησης για την υποστήριξη των υψηλόβαθμων στελεχών στην εταιρεία μας. Θα οργανώνετε και θα τηρείτε το χρονοδιάγραμμα του στελέχους και θα το βοηθάτε εκτελώντας διάφορα διοικητικά καθήκοντα. Οι γραμματείς διοίκησης πρέπει να είναι γρήγοροι επαγγελματίες με εξαιρετική ικανότητα διαχείρισης χρόνου και ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών. Με την επιμέλεια και την ικανότητά τους στο πλαίσιο του ρόλου τους, τα στελέχη μπορούν να επικεντρωθούν στις διευθυντικές τους αρμοδιότητες, χωρίς να ανησυχούν για άλλα καθήκοντα. Ο στόχος είναι να συμβάλετε στην αποτελεσματικότητα της συνολικής επιχειρηματικής δραστηριότητας, εξασφαλίζοντας ότι όλα τα ανατεθημένα διοικητικά καθήκοντα εκτελούνται έγκαιρα και αποτελεσματικά.

Αρμοδιότητες

• Διατηρεί το πρόγραμμα του στελέχους και βοηθά στον προγραμματισμό των ραντεβού, των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, των διασκέψεων κλπ.
• Συμμετέχει στις συναντήσεις και κρατάει σημειώσεις
• Απαντάει και διαχειρίζεται τις τηλεφωνικές κλήσεις και τις ανακατευθύνει όταν είναι απαραίτητο
• Χειρίζεται και δίνει προτεραιότητα σε όλες τις εξερχόμενες ή εισερχόμενες αλληλογραφίες (e-mail, επιστολές, πακέτα κ.λπ.)
• Κανονίζει τα ταξίδια των στελεχών
• Χειρίζεται τα εμπιστευτικά έγγραφα, και εξασφαλίζει ότι παραμένουν ασφαλή
• Ετοιμάζει τιμολόγια ή οικονομικές καταστάσεις και παρέχει βοήθεια στην τήρηση των βιβλίων
• Παρακολουθεί τα αναλώσιμα γραφείου και διαπραγματεύεται τους όρους με τους προμηθευτές, για να εξασφαλίσει τις πιο οικονομικά αποδοτικές παραγγελίες
• Διατηρεί ηλεκτρονικά και έντυπα αρχεία εξασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες είναι οργανωμένες και εύκολα προσβάσιμες
• Διεξάγει έρευνα και προετοιμάζει παρουσιάσεις ή εκθέσεις, όπως ανατίθενται

Απαιτήσεις

• Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Γραμματέας διοίκησης ή σε παρόμοια διοικητική θέση
• Άριστη γνώση MS Office και λογισμικού “back-office” (π.χ. ERP)
• Σε βάθος γνώση διαχείρισης γραφείου και βασικών λογιστικών διαδικασιών, καθώς και του τεχνικού λεξιλογίου του σχετικού κλάδου
• Εξοικείωση με βασικές μεθόδους έρευνας και τεχνικές αναφοράς
• Εξαιρετικές δυνατότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου
• Εξαιρετικές ικανότητες επικοινωνίας και διαπραγμάτευσης
• Ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα
• Πτυχίο στη διοίκηση επιχειρήσεων ή σε σχετικό τομέα