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Descripción del puesto: Secretario ejecutivo (m/h/x)

Esta plantilla de descripción del puesto de secretario ejecutivo está optimizada para su publicación en bolsas de trabajo o páginas de empleo en Internet, y tu empresa podrá personalizarla fácilmente.

Nikoletta Bika
Nikoletta Bika

Nikoletta holds an MSc in HR management and has written extensively about all things HR and recruiting.

Responsabilidades de un secretario ejecutivo incluyen:

  • Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones del consejo, conferencias, etc.
  • Asistir a reuniones y escribir actas
  • Recibir y filtrar llamadas telefónicas así como pasarlas cuando corresponda

descripción del puesto de secretario ejecutivo

Breve descripción del puesto

Buscamos un secretario ejecutivo competente para apoyar a altos directivos en nuestra compañía. Serás quien organice y mantenga la agenda del ejecutivo y le ayude realizando una variedad de tareas administrativas.Los secretarios ejecutivos deben ser profesionales rápidos con excelentes habilidades para realizar varias tareas a la vez y para gestionar el tiempo. Gracias a la diligencia y la competencia de los secretarios ejecutivos en su trabajo, los ejecutivos pueden centrarse en sus responsabilidades directivas sin preocuparse de otras tareas.El objetivo es contribuir a la eficiencia de la empresa en general asegurándote de que llevas a cabo todos los deberes administrativos que te sean asignados de una manera puntual y eficiente.

Responsabilidades

  • Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones del consejo, conferencias, etc.
  • Asistir a reuniones y escribir actas
  • Recibir y filtrar llamadas telefónicas así como pasarlas cuando corresponda
  • Gestionar y priorizar toda la correspondencia de salida y entrada (email, cartas, paquetes, etc.)
  • Organizar los viajes de los ejecutivos
  • Manejar documentos confidenciales asegurándote de que permanecen a salvo
  • Preparar facturas y estados financieros y proporcionar asistencia en la contabilidad
  • Controlar los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar los pedidos más rentables
  • Mantener registros electrónicos y en papel asegurándote de que la información está organizada y se puede acceder a ella con facilidad
  • Llevar a cabo investigaciones y preparar las presentaciones o los informes que se le asignen

Requisitos

  • Experiencia demostrable como secretario ejecutivo o en un puesto administrativo similar
  • Dominio de MS Office y software «back-office» (p. ej. ERP)
  • Conocimientos profundos sobre gestión de oficinas y procedimientos contables básicos, así como vocabulario técnico de la industria pertinente
  • Familiaridad con métodos de investigación básicos y técnicas de elaboración de informes
  • Excelentes capacidades organizativas y de gestión del tiempo
  • Excepcionales habilidades de comunicación y de negociación
  • Integridad y confidencialidad
  • Grado en Administración de Empresas o un campo relacionado

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