Descripción del puesto: Secretario ejecutivo (m/h/x)

Responsabilidades de un secretario ejecutivo incluyen:

• Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones del consejo, conferencias, etc.
• Asistir a reuniones y escribir actas
• Recibir y filtrar llamadas telefónicas así como pasarlas cuando corresponda

Breve descripción del puesto

Buscamos un secretario ejecutivo competente para apoyar a altos directivos en nuestra compañía. Serás quien organice y mantenga la agenda del ejecutivo y le ayude realizando una variedad de tareas administrativas.Los secretarios ejecutivos deben ser profesionales rápidos con excelentes habilidades para realizar varias tareas a la vez y para gestionar el tiempo. Gracias a la diligencia y la competencia de los secretarios ejecutivos en su trabajo, los ejecutivos pueden centrarse en sus responsabilidades directivas sin preocuparse de otras tareas.El objetivo es contribuir a la eficiencia de la empresa en general asegurándote de que llevas a cabo todos los deberes administrativos que te sean asignados de una manera puntual y eficiente.

Responsabilidades

• Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones del consejo, conferencias, etc.
• Asistir a reuniones y escribir actas
• Recibir y filtrar llamadas telefónicas así como pasarlas cuando corresponda
• Gestionar y priorizar toda la correspondencia de salida y entrada (email, cartas, paquetes, etc.)
• Organizar los viajes de los ejecutivos
• Manejar documentos confidenciales asegurándote de que permanecen a salvo
• Preparar facturas y estados financieros y proporcionar asistencia en la contabilidad
• Controlar los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar los pedidos más rentables
• Mantener registros electrónicos y en papel asegurándote de que la información está organizada y se puede acceder a ella con facilidad
• Llevar a cabo investigaciones y preparar las presentaciones o los informes que se le asignen

Requisitos

• Experiencia demostrable como secretario ejecutivo o en un puesto administrativo similar
• Dominio de MS Office y software «back-office» (p. ej. ERP)
• Conocimientos profundos sobre gestión de oficinas y procedimientos contables básicos, así como vocabulario técnico de la industria pertinente
• Familiaridad con métodos de investigación básicos y técnicas de elaboración de informes
• Excelentes capacidades organizativas y de gestión del tiempo
• Excepcionales habilidades de comunicación y de negociación
• Integridad y confidencialidad
• Grado en Administración de Empresas o un campo relacionado