Descripción del puesto: Asistente ejecutivo sénior (m/h/x)

Responsabilidades de un asistente ejecutivo sénior incluyen:

• Coordinar los calendarios diarios de los altos directivos
• Planificar citas y eventos
• Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos y los clientes y empleados

Breve descripción del puesto

Buscamos un asistente ejecutivo sénior responsable para apoyar a nuestros altos directivos de manera puntual y profesional. Proporcionarás asistencia administrativa y de secretariado de alta calidad a los ejecutivos de alto nivel.

Las principales tareas del asistente ejecutivo sénior son programar reuniones, preparar viajes y organizar calendarios diarios. Para desempeñar este cargo satisfactoriamente, debes ser proactivo, cumplir los plazos y comunicarte de manera efectiva. Nuestro candidato ideal tiene también experiencia previa como asistente ejecutivo y está familiarizado con las tecnologías de gestión de oficinas.

En definitiva, debes ser capaz de identificar y satisfacer las necesidades de los altos directivos y realizar tareas administrativas para garantizar que el flujo de trabajo de nuestra compañía funcione correctamente.

Responsabilidades

• Coordinar los calendarios diarios de los altos directivos
• Planificar citas y eventos
• Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos y los clientes y empleados
• Elaborar informes regulares y actualizar las bases de datos internas
• Organizar viajes
• Gestionar las llamadas telefónicas y el email
• Responder con prontitud las consultas de los directivos
• Facilitar la comunicación interna (p. ej., distribuir información y programar presentaciones)
• Sugerir formas más eficientes de dirigir la oficina y resolver fallos en su funcionamiento
• Revisar y recomendar cambios de las políticas de nuestra compañía

Requisitos

• Experiencia demostrable como asistente ejecutivo sénior, asistente administrativo ejecutivo o en un puesto similar
• Conocimientos de procedimientos de oficina
• Mucha experiencia con los sistemas de gestión de oficina, ERP y MS Office
• Familiaridad con calendarios en Internet y los sistemas en la nube
• Experiencia en el uso de equipo de oficina, incluidas las impresoras y las máquinas de fax
• Grandes capacidades comunicativas (por teléfono, por email y en persona)
• Experiencia en ser discreto y en mantener la confidencialidad de la información delicada de la compañía
• Excelentes capacidades organizativas con habilidad para pensar de manera proactiva y priorizar el trabajo
• Título de educación secundaria; se valorará tener cualificaciones adicionales como asistente personal o personal de secretaría