Descripción del puesto: Asistente ejecutivo sénior (m/h/x)
Esta plantilla de descripción del puesto de asistente ejecutivo sénior está optimizada con tareas administrativas y está lista para publicarla en bolsas de trabajo en Internet. Puedes añadir más capacidades para atraer a candidatos cualificados para tu puesto de asistente ejecutivo. Un puesto similar sería el de asistente administrativo.
Responsabilidades de un asistente ejecutivo sénior incluyen:
- Coordinar los calendarios diarios de los altos directivos
- Planificar citas y eventos
- Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos y los clientes y empleados
Breve descripción del puesto
Buscamos un asistente ejecutivo sénior responsable para apoyar a nuestros altos directivos de manera puntual y profesional. Proporcionarás asistencia administrativa y de secretariado de alta calidad a los ejecutivos de alto nivel.
Las principales tareas del asistente ejecutivo sénior son programar reuniones, preparar viajes y organizar calendarios diarios. Para desempeñar este cargo satisfactoriamente, debes ser proactivo, cumplir los plazos y comunicarte de manera efectiva. Nuestro candidato ideal tiene también experiencia previa como asistente ejecutivo y está familiarizado con las tecnologías de gestión de oficinas.
En definitiva, debes ser capaz de identificar y satisfacer las necesidades de los altos directivos y realizar tareas administrativas para garantizar que el flujo de trabajo de nuestra compañía funcione correctamente.
Responsabilidades
- Coordinar los calendarios diarios de los altos directivos
- Planificar citas y eventos
- Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos y los clientes y empleados
- Elaborar informes regulares y actualizar las bases de datos internas
- Organizar viajes
- Gestionar las llamadas telefónicas y el email
- Responder con prontitud las consultas de los directivos
- Facilitar la comunicación interna (p. ej., distribuir información y programar presentaciones)
- Sugerir formas más eficientes de dirigir la oficina y resolver fallos en su funcionamiento
- Revisar y recomendar cambios de las políticas de nuestra compañía
Requisitos
- Experiencia demostrable como asistente ejecutivo sénior, asistente administrativo ejecutivo o en un puesto similar
- Conocimientos de procedimientos de oficina
- Mucha experiencia con los sistemas de gestión de oficina, ERP y MS Office
- Familiaridad con calendarios en Internet y los sistemas en la nube
- Experiencia en el uso de equipo de oficina, incluidas las impresoras y las máquinas de fax
- Grandes capacidades comunicativas (por teléfono, por email y en persona)
- Experiencia en ser discreto y en mantener la confidencialidad de la información delicada de la compañía
- Excelentes capacidades organizativas con habilidad para pensar de manera proactiva y priorizar el trabajo
- Título de educación secundaria; se valorará tener cualificaciones adicionales como asistente personal o personal de secretaría