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Descripción del puesto: Asistente ejecutivo (m/h/x)

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Responsabilidades de un asistente ejecutivo incluyen:

  • Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos, los empleados, los clientes y otros socios externos
  • Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta
  • Gestionar los calendarios de los ejecutivos y concertar reuniones

descripción del puesto de asistente ejecutivo

Breve descripción del puesto

Buscamos un asistente ejecutivo para realizar una variedad de tareas administrativas y apoyar a los altos directivos de nuestra compañía. Entre las responsabilidades de un asistente ejecutivo se incluyen la gestión de calendarios, la organización de viajes y la preparación de informes de gastos. Para desempeñar este cargo satisfactoriamente, debes ser organizado, tener excelentes capacidades de gestión del tiempo y ser capaz de actuar sin recibir orientación. En definitiva, contribuirás a la eficiencia de nuestra empresa proporcionando apoyo personalizado y oportuno a los ejecutivos.  

Responsabilidades

  • Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos, los empleados, los clientes y otros socios externos
  • Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta
  • Gestionar los calendarios de los ejecutivos y concertar reuniones
  • Organizar los viajes y el alojamiento
  • Hacer un seguimiento de los gastos semanales y preparar informes semanales, mensuales o trimestrales
  • Supervisar el desempeño de otro miembros del personal de secretariado
  • Actuar como gerente de oficina manteniendo al día el inventario del material de oficina
  • Dar formato a la información para la comunicación interna y externa: memorandos, email, presentaciones e informes
  • Escribir actas durante las reuniones
  • Filtrar y dirigir las llamadas telefónicas y distribuir la correspondencia
  • Organizar y mantener los sistemas de archivo de la oficina

Requisitos

  • Experiencia laboral como asistente ejecutivo, asistente personal o un puesto similar
  • Excelentes conocimientos de MS Office
  • Excepcionales capacidades de organización y de gestión del tiempo
  • Familiaridad con aparatos y aplicaciones para oficina (p. ej., calendarios electrónicos y fotocopiadoras)
  • Excelentes capacidades comunicativas verbales y escritas
  • Discreción y confidencialidad
  • Título de educación secundaria
  • Se valorará estar en posesión de un diploma o certificado de asistente personal

Más recursos:

Puestos similares:

Para valorar las capacidades de un asistente ejecutivo, usa las siguientes preguntas para entrevistar a candidatos:

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