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Stellenbeschreibung: Executive Assistant (m/w/d)

Nutzen Sie diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Executive Assistant (m/w/d), um Ihre offenen Stellen in Ihrem Unternehmen auszuschreiben und qualifizierte Kandidaten zu finden.

Die Aufgaben eines Executive Assistant umfassen:

  • Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern fungieren
  • Verwalten des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise
  • Verwalten der Kalender der Führungskräfte und Arrangieren von Meetings

Stellenbeschreibung Executive Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Sie gut organisiert sein, über hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten verfügen und selbständig ohne Anweisung handeln können. Letztendlich tragen Sie zur Effizienz unseres Geschäfts bei, indem Sie die Führungskräfte persönlich und zeitnah unterstützen.  

Aufgaben

  • Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern fungieren
  • Verwalten des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise
  • Verwalten der Kalender der Führungskräfte und Arrangieren von Meetings
  • Treffen von Reisevorbereitungen und Buchen von Unterkünften
  • Abrechnen täglicher Spesen und Erstellen von wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Berichten
  • Beaufsichtigen der Leistung des Büropersonals
  • Als Office Manager fungieren, indem Sie den Materialbestand im Büro im Auge behalten
  • Formatieren von Informationen für die interne und externe Kommunikation, wie Memos, E-Mails, Präsentationen, Berichte
  • Protokollieren von Besprechungen
  • Entgegennehmen von Anrufen und Weiterleiten nach Prüfung sowie Verteilen der Korrespondenz
  • Organisieren und Verwalten eines Ablagesystems

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion
  • Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse
  • Außergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
  • Solide Kenntnisse im Umgang mit technischen Bürogeräten und Anwendungen (z. B. elektronische Kalender und Kopiergeräte)
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Diskretion und Vertraulichkeit
  • Abitur
  • Diplom oder Zertifikat als Personal Assistant sind von Vorteil

Weitere Ressourcen:

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Verwenden Sie die folgenden Fragen für das Vorstellungsgespräch, um die Fähigkeiten eines Executive Assistant zu beurteilen:

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