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Stellenbeschreibung: Senior Executive Assistant (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Senior Executive Assistant (m/w/d) ist für administrative Aufgaben optimiert und kann sofort in Online-Stellenbörsen veröffentlicht werden. Sie können gerne weitere Fähigkeiten hinzufügen, um qualifizierte Kandidaten für Ihre Executive Assistant-Position zu gewinnen. Ähnliche Stellenbezeichnung: Administrative Assistant.

Die Aufgaben eines Senior Executive Assistant umfassen:

  • Koordinieren der täglichen Kalender von Führungskräften
  • Planen von Terminen und Events
  • Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern/Kunden fungieren

Vorlage für die Stellenbeschreibung Senior Executive Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen zuverlässigen Senior Executive Assistant, der unsere Führungskräfte zeitnah und professionell unterstützt. Sie leisten erstklassige administrative und verwaltungstechnische Unterstützung für die Mitglieder unseres Führungsteams.

Die Hauptaufgaben des Senior Executive Assistant umfassen das Planen von Besprechungen, das Arrangieren von Geschäftsreisen sowie das Verwalten der Kalender. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Sie proaktiv sein, Termine einhalten und effektiv kommunizieren. Unser idealer Kandidat besitzt bereits Erfahrung als Executive Assistant und ist mit Office-Management-Technologien vertraut.

Letztendlich sollten Sie in der Lage sein, die Bedürfnisse der Führungskräfte zu erkennen und zu erfüllen. Sie nehmen zudem administrative Aufgaben wahr, um sicherzustellen, dass die Abläufe in unserem Unternehmen reibungslos funktionieren.

Aufgaben

  • Koordinieren der täglichen Kalender von Führungskräften
  • Planen von Terminen und Events
  • Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern/Kunden fungieren
  • Erstellen regelmäßiger Berichte und Aktualisieren der internen Datenbanken
  • Treffen von Reisevorbereitungen
  • Entgegennehmen von Telefonaten und Verwalten von E-Mails
  • Umgehend auf die Fragen der Manager reagieren
  • Erleichtern der internen Kommunikation (z. B. Verteilung von Informationen und Planen von Präsentationen)
  • Vorschlagen von effizienteren Möglichkeiten zum Betrieb des Büros und zur Behebung von Störungen
  • Überprüfen und Empfehlen von Änderungen an unseren Unternehmensrichtlinien

Anforderungen

  • Nachgewiesene Erfahrung als Senior Executive Assistant, Executive Administrative Assistant oder in einer ähnlichen Rolle
  • Kenntnisse zu Büroabläufen
  • Solide Erfahrung im Umgang mit Office-Management-Systemen, ERPs und MS Office
  • Vertrautheit mit Online-Kalendern und Cloud-Systemen
  • Vertrautheit im Umgang mit Büroausstattung, einschließlich Drucker und Faxgeräte
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (per Telefon, E-Mail oder persönlich)
  • Erfahrung und Diskretion beim Umfang mit sensiblen Unternehmensinformationen
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, proaktiv zu denken und Arbeit zu priorisieren
  • Abitur; weitere Qualifikation als Personal Assistant oder Sekretär sind von Vorteil

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