Descriptif de poste: Secrétaire (f/h/autre)
Le présent modèle de fiche de poste de Secrétaire a été optimisé à des fins de publication sur des sites d'annonces ou des pages d'emploi en ligne, ainsi que pour être aisément personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise. Les intitulés de postes similaires incluent: Réceptionniste et Responsable front office.
Les fonctions du Secrétaire incluent:
- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger, le cas échéant
- Gérer l'agenda quotidien/hebdomadaire/mensuel et organiser de nouvelles réunions et rendez-vous
- Préparer et diffuser la correspondance, les mémos et les formulaires
Description du poste
Le secrétaire assumera les tâches administratives et de secrétariat afin d’optimiser les procédures de flux de travail dans le bureau.
Il assistera ses collègues et les cadres en les aidant à planifier et à diffuser des informations.
Il sera le point de référence pour toutes les questions, requêtes ou problèmes et fera partie intégrante des effectifs de la société.
Responsabilités
- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger, le cas échéant
- Gérer l’agenda quotidien/hebdomadaire/mensuel et organiser de nouvelles réunions et rendez-vous
- Préparer et diffuser la correspondance, les mémos et les formulaires
- Archiver et mettre à jour les coordonnées des employés, clients, fournisseurs et partenaires externes
- Soutenir et faciliter la rédaction de rapports réguliers
- Développer et tenir à jour un système d’archivage
- Contrôler l’approvisionnement des fournitures de bureau et passer les commandes appropriées
- Organiser les déplacements
- Documenter les dépenses et distribuer les rapports
- Assumer des tâches occasionnelles de réceptionniste
Exigences
- Expérience avérée de secrétaire ou à un poste d’assistant administratif
- Bonne connaissance des techniques d’organisation et d’optimisation de bureau
- Excellentes capacités polyvalentes et de gestion du temps
- Excellentes compétences de communication orale et écrite
- Intégrité et professionnalisme
- Maîtrise de MS Office
- Diplôme d’études secondaires
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