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Stellenbeschreibung: Sekretär (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Sekretär (m/w/d) ist für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten optimiert und kann leicht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Ähnliche Stellenbezeichnungen: Rezeptionist und Front Office Manager.

Die Aufgaben eines Sekretärs umfassen:

  • Beantworten von Telefonanrufen und gegebenenfalls Weiterleitung von Anrufen
  • Verwalten der täglichen/wöchentlichen/monatlichen Zeitpläne und Vereinbaren neuer Meetings und Termine
  • Erstellen und Verbreiten von Korrespondenz, Memos und Formularen

Stellenbeschreibung Sekretär (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Als Sekretär übernehmen Sie wichtige Verwaltungs- und administrative Aufgaben, um die Arbeitsabläufe im Büro zu optimieren.

Sie unterstützen Kollegen und Führungskräfte, indem Sie Informationen bereitstellen.

Sie sind der Ansprechpartner bei Fragen, Anfragen oder Problemen und ein wesentlicher Bestandteil der Belegschaft des Unternehmens.

Aufgaben

  • Beantworten von Telefonanrufen und gegebenenfalls Weiterleitung von Anrufen
  • Verwalten der täglichen/wöchentlichen/monatlichen Zeitpläne und Vereinbaren neuer Meetings und Termine
  • Erstellen und Verbreiten von Korrespondenz, Memos und Formularen
  • Pflegen und Aktualisieren der Kontaktdaten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und externen Partnern
  • Unterstützen der Erstellung regelmäßiger Berichte
  • Entwickeln und Pflegen eines Ablagesystems
  • Überwachen des Büromaterialbestands und Aufgeben angemessener Bestellungen
  • Treffen von Reisevorbereitungen
  • Dokumentieren von Ausgaben und Einreichen von Berichten
  • Wahrnehmen gelegentlicher Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Sekretär oder Bürokaufmann
  • Vertrautheit mit Büroorganisation und Optimierungstechniken
  • Hohe Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeit
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Integrität und Professionalität
  • Sicher im Umgang mit MS Office
  • Abitur

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