Descripción del puesto: Personal de secretaría (m/h/x)

Responsabilidades de un miembro del personal de secretaría incluyen:

• Responder llamadas telefónicas y pasarlas cuando sea necesario
• Gestionar la agenda diaria, semanal o mensual y organizar reuniones y citas nuevas
• Preparar y distribuir correspondencia, notas y formularios

Breve descripción del puesto

Como miembro del personal de secretaría asumirá la tarea de apoyo administrativo y de oficina para optimizar los procesos del flujo de trabajo en la oficina.

Asistirás a los compañeros y ejecutivos apoyándoles con la planificación y la distribución de la información.

Serás el punto de referencia para todas las consultas, peticiones o problemas y serás una parte esencial de la plantilla de la compañía.

Responsabilidades

• Responder llamadas telefónicas y pasarlas cuando sea necesario
• Gestionar la agenda diaria, semanal o mensual y organizar reuniones y citas nuevas
• Preparar y distribuir correspondencia, notas y formularios
• Archivar y actualizar información de contacto de empleados, clientes, proveedores y socios externos
• Apoyar y facilitar la realización de informes regulares
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo
• Comprobar con frecuencia las existencias de los suministros de oficina y realizar pedidos adecuados
• Organizar viajes
• Documentar gastos y presentar informes
• Llevar a cabo tareas ocasionales de recepcionista

Requisitos

• Experiencia demostrable como personal de secretaría o asistente administrativo
• Familiaridad con las técnicas de optimización y organización de oficinas
• Elevada capacidad de gestión del tiempo y para realizar varias tareas a la vez
• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
• Integridad y profesionalidad
• Dominio de MS Office
• Título de educación secundaria