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Descripción del puesto: Personal de secretaría (m/h/x)

Esta plantilla de descripción del puesto de personal de secretaría está optimizada para su publicación en bolsas de trabajo o páginas de empleo en Internet, y tu empresa podrá personalizarla fácilmente. Otros puestos similares serían los de recepcionista y jefe de recepción.

Responsabilidades de un miembro del personal de secretaría incluyen:

  • Responder llamadas telefónicas y pasarlas cuando sea necesario
  • Gestionar la agenda diaria, semanal o mensual y organizar reuniones y citas nuevas
  • Preparar y distribuir correspondencia, notas y formularios

descripción del puesto de personal de secretaría

Breve descripción del puesto

Como miembro del personal de secretaría asumirá la tarea de apoyo administrativo y de oficina para optimizar los procesos del flujo de trabajo en la oficina.

Asistirás a los compañeros y ejecutivos apoyándoles con la planificación y la distribución de la información.

Serás el punto de referencia para todas las consultas, peticiones o problemas y serás una parte esencial de la plantilla de la compañía.

Responsabilidades

  • Responder llamadas telefónicas y pasarlas cuando sea necesario
  • Gestionar la agenda diaria, semanal o mensual y organizar reuniones y citas nuevas
  • Preparar y distribuir correspondencia, notas y formularios
  • Archivar y actualizar información de contacto de empleados, clientes, proveedores y socios externos
  • Apoyar y facilitar la realización de informes regulares
  • Desarrollar y mantener un sistema de archivo
  • Comprobar con frecuencia las existencias de los suministros de oficina y realizar pedidos adecuados
  • Organizar viajes
  • Documentar gastos y presentar informes
  • Llevar a cabo tareas ocasionales de recepcionista

Requisitos

  • Experiencia demostrable como personal de secretaría o asistente administrativo
  • Familiaridad con las técnicas de optimización y organización de oficinas
  • Elevada capacidad de gestión del tiempo y para realizar varias tareas a la vez
  • Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
  • Integridad y profesionalidad
  • Dominio de MS Office
  • Título de educación secundaria

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