Περιγραφή θέσης εργασίας: Γραμματέας (Θ/Α/Άλλο)

Οι αρμοδιότητες του Γραμματέα περιλαμβάνουν:

• Απαντά σε τηλεφωνήματα και τα ανακατευθύνει όταν είναι απαραίτητο
• Διαχειρίζεται το ημερήσιο/εβδομαδιαίο/μηνιαίο πρόγραμμα και κανονίζει νέες συναντήσεις και ραντεβού
• Ετοιμάζει και διανέμει την αλληλογραφία, τα υπομνήματα και τις φόρμες

Περιγραφή θέσης εργασίας

Ως γραμματέας θα αναλάβετε το καθήκον της διοικητικής και διαχειριστικής υποστήριξης, προκειμένου να βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες ροής εργασιών στο γραφείο.

Θα βοηθάτε συναδέλφους και στελέχη, υποστηρίζοντάς τα σε ό,τι αφορά τον σχεδιασμό και τη διανομή πληροφοριών.

Θα είστε το σημείο αναφοράς για όλα τα ερωτήματα, αιτήματα ή ζητήματα και θα είστε αναπόσπαστο μέρος του εργατικού δυναμικού της εταιρείας.

Αρμοδιότητες

• Απαντά σε τηλεφωνήματα και τα ανακατευθύνει όταν είναι απαραίτητο
• Διαχειρίζεται το ημερήσιο/εβδομαδιαίο/μηνιαίο πρόγραμμα και οργανώνει νέες συναντήσεις και ραντεβού
• Ετοιμάζει και διανέμει την αλληλογραφία, τα υπομνήματα και τις φόρμες
• Αρχειοθετεί και ενημερώνει τα στοιχεία επικοινωνίας των εργαζομένων, των πελατών, των προμηθευτών και των εξωτερικών συνεργατών
• Υποστηρίζει και διευκολύνει την ολοκλήρωση των τακτικών εκθέσεων
• Αναπτύσσει και διατηρεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης
• Ελέγχει συχνά τα αναλώσιμα γραφείου και πραγματοποιεί τις κατάλληλες παραγγελίες
• Κανονίζει τα ταξίδια
• Καταγράφει τα έξοδα και υποβάλει αναφορές
• Αναλαμβάνει περιστασιακά καθήκοντα υπαλλήλου υποδοχής

Απαιτήσεις

• Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως γραμματέας ή administrative assistant
• Εξοικείωση με την οργάνωση γραφείου και τεχνικές βελτιστοποίησης
• Υψηλός βαθμός ικανότητας ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών και διαχείρισης χρόνου
• Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
• Ακεραιότητα και επαγγελματισμός
• Άριστη γνώση MS Office
• Απολυτήριο λυκείου