Περιγραφή θέσης εργασίας: Office Manager (Θ/Α/Άλλο)

Οι αρμοδιότητες του Office Manager περιλαμβάνουν:

• Προγραμματίζει συναντήσεις και ραντεβού στο γραφείο
• Οργανώνει τη διάταξη γραφείου και παραγγέλνει χαρτικά και εξοπλισμό
• Διατηρεί το γραφείο σε καλή κατάσταση και προγραμματίζει τις απαραίτητες επισκευές

Θέλετε να προσλάβετε Office Manager; Εγγραφείτε για τη δωρεάν δοκιμή 15 ημερών της Workable για να αναρτήσετε αυτή τη θέση εργασίας και να προσλάβετε ευκολότερα και γρηγορότερα.

Περιγραφή θέσης εργασίας

Αναζητούμε έναν Office Manager για να οργανώνει και να συντονίζει τα διαχειριστικά καθήκοντα και τις διαδικασίες γραφείου. Ο ρόλος σας είναι να δημιουργήσετε και να διατηρείτε ένα ευχάριστο περιβάλλον εργασίας, εξασφαλίζοντας υψηλά επίπεδα οργανωτικής αποτελεσματικότητας, επικοινωνίας και ασφάλειας.

Τι κάνει ένας Office Manager;

Οι αρμοδιότητες και οι ευθύνες του Office Manager περιλαμβάνουν προγραμματισμό συναντήσεων και ραντεβού, διευθέτηση προμηθειών γραφείου, υποδοχή των επισκεπτών και παροχή γενικής διοικητικής υποστήριξης στους υπαλλήλους μας. Προηγούμενη εμπειρία ως Front Office Manager ή Office Administrator είναι πλεονέκτημα. Ένας επιτυχημένος Office Manager πρέπει επίσης να έχει εμπειρία με ένα ευρύ φάσμα λογισμικών γραφείου (εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπολογιστικά φύλλα και βάσεις δεδομένων) και να είναι σε θέση να χειρίζεται με ακρίβεια τα διοικητικά καθήκοντα.

Εν κατακλείδι, ο Office Manager πρέπει να είναι σε θέση να εξασφαλίσει την ομαλή λειτουργία του γραφείου και να συμβάλλει στη βελτίωση των διαδικασιών της επιχείρησης και των καθημερινών λειτουργιών.

Αρμοδιότητες

• Λειτουργεί ως υπεύθυνος για τα καθήκοντα Office Manager, που συμπεριλαμβάνουν:
  • Συντήρηση
  • Διαχείριση ταχυδρομείου
  • Προμήθειες
  • Εξοπλισμός
  • Λογαριασμοί
  • Αποστολές
  • Αγορές
• Προγραμματίζει συναντήσεις και ραντεβού
• Οργανώνει τη διάταξη γραφείου και παραγγέλνει χαρτικά και εξοπλισμό
• Διατηρεί το γραφείο σε καλή κατάσταση και προγραμματίζει τις απαραίτητες επισκευές
• Συνεργάζεται με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για την ενημέρωση και τη διατήρηση των πολιτικών γραφείου ανάλογα με τις ανάγκες
• Οργανώνει τις διαδικασίες και τις λειτουργίες γραφείου
• Συντονίζεται με το τμήμα πληροφορικής για όλο τον εξοπλισμό γραφείου
• Εξασφαλίζει ότι όλα τα στοιχεία τιμολογούνται και πληρώνονται έγκαιρα
• Διαχειρίζεται συμβάσεις και διαπραγματεύεται τις τιμές με τους εργολάβους, παρόχους υπηρεσιών και τη μίσθωση γραφείων
• Διαχειρίζεται τον προϋπολογισμό γενικών και διοικητικών εξόδων και εξασφαλίζει την υποβολή ακριβών και έγκαιρων εκθέσεων
• Παρέχει γενική υποστήριξη στους επισκέπτες
• Βοηθά στη διαδικασία ένταξης των νέων προσληφθέντων
• Απαντά στα ερωτήματα των υπαλλήλων σχετικά με προβλήματα στη διαχείριση γραφείου (π.χ. χαρτικά, εξοπλισμός και ταξιδιωτικές διευθετήσεις)
• Συνεργάζεται με τους εξωτερικούς εργολάβους διαχείρισης εγκαταστάσεων, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών καθαρισμού, τροφοδοσίας και ασφάλειας
• Σχεδιάζει εσωτερικές ή εξωτερικές δραστηριότητες, όπως πάρτι, γιορτές και συνέδρια

Απαιτήσεις

• Αποδεδειγμένη εμπειρία ως Office Manager, Front Office Manager ή Administrative Assistant.
• Γνώση των αρμοδιοτήτων, των συστημάτων και των διαδικασιών του Office Administrator
• Άριστη γνώση MS Office (ειδικότερα MS Excel και MS Outlook)
• Πρακτική εμπειρία με μηχανήματα γραφείου (π.χ. συσκευές φαξ και εκτυπωτές)
• Εξοικείωση με εργαλεία προγραμματισμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Email Scheduler και Boomerang
• Εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και ικανότητα ταυτόχρονης διεκπεραίωσης πολλαπλών εργασιών και ανάθεσης προτεραιοτήτων εργασιών
• Προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
• Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
• Ισχυρές οργανωτικές ικανότητες και ικανότητες σχεδιασμού σε ένα περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς
• Δημιουργικό μυαλό με ικανότητα να προτείνει βελτιώσεις
• Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον προσόντα ως Administrative Assistant ή γραμματέας είναι πλεονέκτημα

Περισσότερες πηγές:

• Βρείτε και προσλάβετε Office Managers με τα φύλλα πολύτιμων πληροφοριών με αναζήτηση Boolean της Workable.
• Αξιολογήστε τις σχετικές δεξιότητες και τα προσόντα Office Manager με τις ερωτήσεις συνέντευξης Office Manager .

• Παρεμφερείς τίτλοι θέσεων εργασίας περιλαμβάνουν:

  • Υπεύθυνος διοικητικών λειτουργιών
  • Administrative Assistant
  • Administrative Officer
  • Διοικητικός υπάλληλος
  • Executive Administrative Assistant
  • Executive Assistant
  • Γραμματέας διοίκησης
  • Front Office Manager
  • Mail Clerk
  • Office Assistant
  • Office Clerk
  • Office Coordinator
  • Personal Assistant
  • Γραμματέας
  • Προϊστάμενος διοίκησης
  • Senior Executive Assistant
  • Staff Assistant
  • Virtual Assistant

Μπορείτε να τηλεφορτώσετε αυτό το παράδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Office Manager σε μορφή pdf εδώ.