Descrição do trabalho: Gerente de Escritório (f/m/d)

Responsabilidades do Gerente de Escritório incluem:

• Agendamento de reuniões e compromissos no escritório
• Organização do layout do escritório e encomenda de artigos de papelaria e equipamentos
• Manutenção das condições do escritório e providência dos reparos necessários

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Descrição do trabalho

Estamos à procura de um Gerente de Escritório para organizar e coordenar as funções administrativas e os procedimentos do escritório. Seu papel é criar e manter um ambiente de trabalho agradável, garantindo altos níveis de eficácia, comunicação e segurança organizacional.

O que o Gerente do Escritório faz?

Os deveres e responsabilidades do gerente de escritório incluem agendar reuniões e compromissos, fazer compras de material de escritório, cumprimentar os visitantes e fornecer suporte administrativo geral aos nossos funcionários. Experiência prévia comprovada como gerente de recepção ou administrador de escritório seria uma vantagem. Um gerente de escritório bem-sucedido também deve ter experiência com uma variedade de softwares de escritório (ferramentas de e-mail, planilhas e bancos de dados) e ser capaz de lidar com precisão com tarefas administrativas.

Por fim, o gerente de escritório deve ser capaz de garantir o bom funcionamento do escritório e ajudar a melhorar os procedimentos da empresa e a operação diária.

Responsabilidades

• Atuar como a pessoa responsável pelas funções de gerente de escritório, incluindo:
  • Manutenção
  • Correspondência
  • Suprimentos
  • Equipamentos
  • Contas a pagar
  • Mensagens
  • Compras
• Agendar reuniões e compromissos
• Organizar o layout do escritório e encomendar artigos de papelaria e equipamentos
• Manter as condições do escritório e providenciar os reparos necessários
• Fazer parceria com o RH para atualizar e manter as políticas do escritório, conforme necessário
• Organizar operações e procedimentos do escritório
• Coordenar com o departamento de TI todos os equipamentos de escritório
• Garantir que todos os itens sejam faturados e pagos no prazo
• Gerenciar as negociações de contratos e preços com fornecedores, prestadores de serviços e arrendamento de escritórios
• Gerenciar o orçamento de G&A do escritório, garantir relatórios precisos e oportunos
• Prestar suporte geral aos visitantes
• Auxiliar no processo de integração de novas contratações
• Atender a consultas de funcionários sobre questões de gerenciamento de escritórios (por exemplo, artigos de papelaria, hardware e viagens)
• Entrar em contato com fornecedores de gerenciamento de instalações, incluindo serviços de limpeza, restaurante e segurança
• Planejar atividades internas ou externas, como festas, celebrações e conferências

Requisitos

• Experiência comprovada como gerente de escritório, gerente de recepção e assistente administrativo
• Conhecimento das responsabilidades, sistemas e procedimentos do Administrador de Escritório
• Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint, principalmente)
• Experiência prática em máquinas de escritório (por exemplo, máquinas de fax e impressoras)
• Familiaridade com as ferramentas de agendamento de e-mail, como Email Scheduler e Boomerang
• Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de realizar várias tarefas e priorizar o trabalho
• Atenção aos detalhes e habilidades para solucionar problemas
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
• Excelentes habilidades organizacionais e de planejamento em um ambiente de ritmo acelerado
• Uma mente criativa com capacidade de sugerir melhorias
• Diploma do ensino médio; qualificação adicional como assistente administrativo ou Secretária será uma vantagem

Mais recursos:

• Procurar e recrutar Gerentes de Escritório com as fichas de dicas de busca boleana do Workable.
• Avalie as habilidades e qualificações relevantes do gerente de escritório com as nossas perguntas da entrevista de Gerente de Escritório.

• As descrições de cargos similares incluem:

  • Gerente de administração
  • Assistente administrativo
  • Diretor Administrativo
  • Administrador
  • Assistente administrativo executivo
  • Assistente executivo
  • Secretária Executiva
  • Gerente de Recepção
  • Atendente dos Correios
  • Assistente de Escritório
  • Atendente de Escritório
  • Coordenador de Escritório
  • Assistente Pessoal
  • Secretária
  • Assistente Administrativo Sênior
  • Assistente Executivo Sênior
  • Assistente de Equipe
  • Assistente Virtual

Você pode baixar este modelo de descrição da vaga de gerente de escritório em formato PDF aqui.