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Descrição do trabalho: Gerente de Escritório (f/m/d)

Este modelo da descrição do cargo de Gerente de Escritório é otimizado para postagem em fóruns de empregos ou páginas de carreiras on-line. É fácil personalizar para sua empresa.

Responsabilidades do Gerente de Escritório incluem:

  • Agendamento de reuniões e compromissos no escritório
  • Organização do layout do escritório e encomenda de artigos de papelaria e equipamentos
  • Manutenção das condições do escritório e providência dos reparos necessários

descrição do cargo de gerente de escritório

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Descrição do trabalho

Estamos à procura de um Gerente de Escritório para organizar e coordenar as funções administrativas e os procedimentos do escritório. Seu papel é criar e manter um ambiente de trabalho agradável, garantindo altos níveis de eficácia, comunicação e segurança organizacional.

O que o Gerente do Escritório faz?

Os deveres e responsabilidades do gerente de escritório incluem agendar reuniões e compromissos, fazer compras de material de escritório, cumprimentar os visitantes e fornecer suporte administrativo geral aos nossos funcionários. Experiência prévia comprovada como gerente de recepção ou administrador de escritório seria uma vantagem. Um gerente de escritório bem-sucedido também deve ter experiência com uma variedade de softwares de escritório (ferramentas de e-mail, planilhas e bancos de dados) e ser capaz de lidar com precisão com tarefas administrativas.

Por fim, o gerente de escritório deve ser capaz de garantir o bom funcionamento do escritório e ajudar a melhorar os procedimentos da empresa e a operação diária.

Responsabilidades

  • Atuar como a pessoa responsável pelas funções de gerente de escritório, incluindo:
    • Manutenção
    • Correspondência
    • Suprimentos
    • Equipamentos
    • Contas a pagar
    • Mensagens
    • Compras
  • Agendar reuniões e compromissos
  • Organizar o layout do escritório e encomendar artigos de papelaria e equipamentos
  • Manter as condições do escritório e providenciar os reparos necessários
  • Fazer parceria com o RH para atualizar e manter as políticas do escritório, conforme necessário
  • Organizar operações e procedimentos do escritório
  • Coordenar com o departamento de TI todos os equipamentos de escritório
  • Garantir que todos os itens sejam faturados e pagos no prazo
  • Gerenciar as negociações de contratos e preços com fornecedores, prestadores de serviços e arrendamento de escritórios
  • Gerenciar o orçamento de G&A do escritório, garantir relatórios precisos e oportunos
  • Prestar suporte geral aos visitantes
  • Auxiliar no processo de integração de novas contratações
  • Atender a consultas de funcionários sobre questões de gerenciamento de escritórios (por exemplo, artigos de papelaria, hardware e viagens)
  • Entrar em contato com fornecedores de gerenciamento de instalações, incluindo serviços de limpeza, restaurante e segurança
  • Planejar atividades internas ou externas, como festas, celebrações e conferências

Requisitos

  • Experiência comprovada como gerente de escritório, gerente de recepção e assistente administrativo
  • Conhecimento das responsabilidades, sistemas e procedimentos do Administrador de Escritório
  • Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint, principalmente)
  • Experiência prática em máquinas de escritório (por exemplo, máquinas de fax e impressoras)
  • Familiaridade com as ferramentas de agendamento de e-mail, como Email Scheduler e Boomerang
  • Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de realizar várias tarefas e priorizar o trabalho
  • Atenção aos detalhes e habilidades para solucionar problemas
  • Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
  • Excelentes habilidades organizacionais e de planejamento em um ambiente de ritmo acelerado
  • Uma mente criativa com capacidade de sugerir melhorias
  • Diploma do ensino médio; qualificação adicional como assistente administrativo ou Secretária será uma vantagem

Mais recursos:

Você pode baixar este modelo de descrição da vaga de gerente de escritório em formato PDF aqui.

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