Descripción del puesto: Gerente de oficina (m/h/x)

Responsabilidades de un gerente de oficina incluyen:

• Programar reuniones y citas en la oficina
• Organizar la distribución de la oficina y ordenar los artículos de papelería y el equipo
• Mantener la oficina en buen estado y organizar las reparaciones necesarias

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Breve descripción del puesto

Buscamos un director de gerente de oficina para organizar y coordinar las labores de administración y los procedimientos de nuestra oficina. Tu función es crear y mantener un entorno de trabajo agradable, garantizando altos niveles de efectividad organizativa, comunicación y seguridad.

¿Cuáles son las funciones de un gerente de oficina?

Las labores y responsabilidades de un gerente de oficina son programar reuniones y citas, llegar a acuerdos para los suministros de oficina, recibir a visitantes y proporcionar apoyo administrativo general a nuestros empleados. Se valorará tener experiencia previa como jefe de recepción o administrador de oficina. El gerente de oficina que sea seleccionado debería contar también con experiencia en una variedad de software de oficina (herramientas de email, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de realizar correctamente tareas administrativas.

En definitiva, el gerente de oficina debería garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y las operaciones diarias.

Responsabilidades

• Ser la persona encargada de las siguientes labores de gerente de oficina:
  • Mantenimiento
  • Correo
  • Suministros
  • Equipo
  • Facturas
  • Recados
  • Compras
• Programar reuniones y citas
• Organizar la distribución de la oficina y ordenar los artículos de papelería y el equipo
• Mantener la oficina en buen estado y organizar las reparaciones necesarias
• Colaborar con RR. HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina cuando sea necesario
• Organizar operaciones y procedimientos de oficina
• Coordinarse con el departamento TI respecto a todo el equipo de oficina
• Asegurarse de que todos los artículos se facturan y pagan puntualmente
• Gestionar las negociaciones de contratos y precios con proveedores de material de oficina, proveedores de servicios y el alquiler de la oficina
• Gestionar el presupuesto general y administrativo de la oficina y asegurar la elaboración de informes de manera precisa y puntual
• Proporcionar apoyo general a los visitantes
• Asistir en el proceso de incorporación de nuevos empleados
• Responder las consultas de los empleados respecto a cuestiones de gestión de la oficina (p. ej., artículos de papelería, hardware y preparativos para viajes)
• Colaborar con los proveedores de servicios para instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad
• Planificar actividades dentro y fuera de las oficinas, como fiestas, celebraciones y conferencias

Requisitos

• Experiencia demostrable como Gerente de oficina, Jefe de recepción o Asistente administrativo
• Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de un administrador de oficina
• Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS Outlook)
• Experiencia práctica con maquinaria de oficina (p. ej., máquinas de fax e impresoras)
• Familiaridad con herramientas de programación del envío de email, como Email Scheduler y Boomerang
• Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para realizar varias tareas a la vez y priorizar el trabajo
• Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
• Grandes capacidades de organización y planificación en un entorno de ritmo rápido
• Mente creativa con habilidad para sugerir mejoras
• Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría

Más recursos:

• Busca y contrata gerentes de oficina con las fichas de ayuda de búsqueda booleana de Workable.
• Evalúa las capacidades y cualificaciones pertinentes con nuestras preguntas para entrevistar a candidatos a un puesto de gerente de oficina.

• Puestos similares:

  • Gerente administrativo
  • Asistente administrativo
  • Oficial administrativo
  • Administrador
  • Asistente administrativo ejecutivo
  • Asistente ejecutivo
  • Secretario ejecutivo
  • Jefe de recepción
  • Responsable de la correspondencia
  • Asistente de oficina
  • Empleado administrativoReceiving Clerk
  • Coordinador de oficina
  • Asistente personal
  • Personal de secretaría
  • Auxiliar administrativo superior
  • Asistente ejecutivo sénior
  • Asistente de personal
  • Asistente virtual

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