Most support DEI, but don't know how to implement it. Read our report on diversity, equity & inclusion in the workplace

Descripción del puesto: Gerente de oficina (m/h/x)

Esta plantilla de descripción del puesto de gerente de oficina está optimizada para su publicación en bolsas de trabajo o páginas de empleo en Internet. Tu empresa puede personalizarla fácilmente.

Responsabilidades de un gerente de oficina incluyen:

  • Programar reuniones y citas en la oficina
  • Organizar la distribución de la oficina y ordenar los artículos de papelería y el equipo
  • Mantener la oficina en buen estado y organizar las reparaciones necesarias

descripción del puesto de gerente de oficina

¿Deseas contratar a un gerente de oficina? Inscríbete en la prueba gratuita de 15 días de Workable para publicar esta oferta de empleo y contratar antes y mejor.

Breve descripción del puesto

Buscamos un director de gerente de oficina para organizar y coordinar las labores de administración y los procedimientos de nuestra oficina. Tu función es crear y mantener un entorno de trabajo agradable, garantizando altos niveles de efectividad organizativa, comunicación y seguridad.

¿Cuáles son las funciones de un gerente de oficina?

Las labores y responsabilidades de un gerente de oficina son programar reuniones y citas, llegar a acuerdos para los suministros de oficina, recibir a visitantes y proporcionar apoyo administrativo general a nuestros empleados. Se valorará tener experiencia previa como jefe de recepción o administrador de oficina. El gerente de oficina que sea seleccionado debería contar también con experiencia en una variedad de software de oficina (herramientas de email, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de realizar correctamente tareas administrativas.

En definitiva, el gerente de oficina debería garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y las operaciones diarias.

Responsabilidades

  • Ser la persona encargada de las siguientes labores de gerente de oficina:
    • Mantenimiento
    • Correo
    • Suministros
    • Equipo
    • Facturas
    • Recados
    • Compras
  • Programar reuniones y citas
  • Organizar la distribución de la oficina y ordenar los artículos de papelería y el equipo
  • Mantener la oficina en buen estado y organizar las reparaciones necesarias
  • Colaborar con RR. HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina cuando sea necesario
  • Organizar operaciones y procedimientos de oficina
  • Coordinarse con el departamento TI respecto a todo el equipo de oficina
  • Asegurarse de que todos los artículos se facturan y pagan puntualmente
  • Gestionar las negociaciones de contratos y precios con proveedores de material de oficina, proveedores de servicios y el alquiler de la oficina
  • Gestionar el presupuesto general y administrativo de la oficina y asegurar la elaboración de informes de manera precisa y puntual
  • Proporcionar apoyo general a los visitantes
  • Asistir en el proceso de incorporación de nuevos empleados
  • Responder las consultas de los empleados respecto a cuestiones de gestión de la oficina (p. ej., artículos de papelería, hardware y preparativos para viajes)
  • Colaborar con los proveedores de servicios para instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad
  • Planificar actividades dentro y fuera de las oficinas, como fiestas, celebraciones y conferencias

Requisitos

  • Experiencia demostrable como Gerente de oficina, Jefe de recepción o Asistente administrativo
  • Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de un administrador de oficina
  • Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS Outlook)
  • Experiencia práctica con maquinaria de oficina (p. ej., máquinas de fax e impresoras)
  • Familiaridad con herramientas de programación del envío de email, como Email Scheduler y Boomerang
  • Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para realizar varias tareas a la vez y priorizar el trabajo
  • Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
  • Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
  • Grandes capacidades de organización y planificación en un entorno de ritmo rápido
  • Mente creativa con habilidad para sugerir mejoras
  • Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría

Más recursos:

Puedes descargar este ejemplo de descripción del puesto de gerente de oficina en formato pdf aquí.

Ready to hire?

Post to multiple job boards in a single submission. Add your details below and try Workable for free.

Let's grow together

Workable helps companies of all sizes hire at scale. Start today by
requesting a demo or posting a job for free to discover how Workable
can help you find and hire great people.

Get started