Stellenbeschreibung: Verwaltungsassistent (m/w/d)
Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Verwaltungsassistent (m/w/d) ist für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten optimiert und kann leicht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Ähnliche Stellenbeschreibungen: Administration Manager, Executive Administrative Assistant, Front Office Manager, Office Manager, Office Administrator, Büroassistent und Sekretär.
Die Aufgaben eines Verwaltungsassistenten umfassen:
- Bearbeiten von Verwaltungsanfragen und Anfragen von Führungskräften
- Organisieren und Planen von Terminen mit einer Verwaltungssoftware
- Planen von Meetings und Führen detaillierter Protokollaufzeichnungen
Stellenbeschreibung
Wir sind auf der Suche nach einem zuverlässigen Verwaltungsassistenten, der eine Reihe administrativer und verwaltungstechnischer Aufgaben erledigt. Zu den Aufgaben eines Verwaltungsassistenten gehören die Unterstützung unserer Führungskräfte und Mitarbeiter sowie die Unterstützung des täglichen Bürobetriebs und der allgemeinen Verwaltungsaktivitäten unseres Unternehmens.
Was sind die Aufgabenfelder eines Verwaltungsassistenten?
Zu den Aufgaben eines Verwaltungsassistenten gehören die Organisation von Reisen und Besprechungen, die Erstellung von Berichten und die Pflege geeigneter Ablagesysteme. Der ideale Kandidat besitzt ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten und ist in der Lage, seine Arbeit mit Tools wie MS Excel und technischen Geräten zu organisieren. Wenn Sie bereits Erfahrung als Sekretär oder Executive Administrative Assistant mitbringen und mit unserer Branche vertraut sind, würden wir Sie gerne kennenlernen.
Letztendlich sollte ein erfolgreicher Verwaltungsassistent den effizienten und reibungslosen täglichen Betrieb unseres Büros gewährleisten.
Aufgaben
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Organisieren und Arrangieren von Terminen
- Planen von Meetings und Führen detaillierter Protokollaufzeichnungen
- Schreiben und Verteilen von E-Mails, Korrespondenznotizen, Briefen, Faxen und Formularen
- Unterstützung bei der Erstellung regelmäßig geplanter Berichte
- Entwickeln und Pflegen eines Ablagesystems
- Aktualisieren und Pflegen von Bürorichtlinien und -verfahren
- Bestellen von Büromaterial und Suchen nach neuen Angeboten und Lieferanten
- Pflege von Kontaktadressen
- Treffen von Reisevorbereitungen
- Einreichen und Abgleichen von Spesenabrechnungen
- Allgemeine Unterstützung von Besuchern
- Als Ansprechpartner für interne und externe Kunden fungieren
- Entgegennehmen von Anfrage von Führungskräften und als Vermittler zwischen leitenden Mitarbeitern und leitenden Verwaltungsassistenten fungieren
Anforderungen
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Verwaltungsassistent, Virtual Assistant oder Office Admin Assistant
- Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Systeme und -verfahren
- Solider Umgang mit Bürogeräten, wie Druckern und Faxmaschinen
- Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Powerpoint)
- Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
- Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Hervorragende organisatorische sowie Multi-Tasking-Fähigkeiten
- Abitur; weitere Qualifikation als Administrative Assistant oder Sekretär sind von Vorteil
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