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Descripción del puesto: Asistente administrativo (m/h/x)

Esta plantilla de descripción del puesto de asistente administrativo está optimizada para su publicación en bolsas de trabajo o páginas de empleo en Internet, y su empresa podrá personalizarla fácilmente.

Otros puestos similares serían los de  gerente administrativoasistente administrativo ejecutivojefe de recepcióngerente de oficina, administrador de oficina, asistente de oficinapersonal de secretaría.

Responsabilidades de un asistente administrativo incluyen:

  • Gestionar solicitudes y consultas de directores sénior
  • Organizar y programar citas con software de administración
  • Planificar reuniones y escribir actas detalladas

descripción del puesto de asistente administrativo

Breve descripción del puesto

Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

¿Cuáles son las funciones de un asistente administrativo?

Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.

En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.

Responsabilidades

  • Responder y pasar llamadas telefónicas
  • Organizar y programar citas
  • Planificar reuniones y escribir actas detalladas
  • Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
  • Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica
  • Desarrollar y mantener un sistema de archivo
  • Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina
  • Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores
  • Mantener listas de contactos
  • Realizar reservas y demás preparativos para viajes
  • Preparar y conciliar los informes de gastos
  • Proporcionar apoyo general a los visitantes
  • Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos
  • Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior

Requisitos

  • Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina
  • Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
  • Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax
  • Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)
  • Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas
  • Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
  • Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
  • Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo
  • Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría

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