Stellenbeschreibung: Staff Assistant (m/w/d)
Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Staff Assistant (m/w/d) ist für Aufgaben im Personalwesen und der Verwaltung optimiert und unterstützt Sie dabei, qualifizierte Bewerber zu finden. Die Vorlage lässt sich problemlos an die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Die Aufgaben eines Staff Assistant umfassen:
- Vorbereiten der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Unternehmensabläufe
- Arrangieren von Meetings und Terminen
- Organisieren und Pflegen von Personalakten
Stellenbeschreibung
Wir sind auf der Suche nach einem Staff Assistant zur Verstärkung unseres HR-Teams. Sie erledigen täglich verschiedene administrative Aufgaben, um unsere Mitarbeiter zu unterstützen.
Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Sie ein Gespür dafür haben, Menschen zu helfen, administrative Unterstützung zu leisten und die Arbeit zu organisieren. Sie sollten auch Interesse an der Einhaltung der Personalrichtlinien zeigen. Sie arbeiten mit Mitarbeitern aus verschiedenen Teams zusammen. Aus diesem Grund sind ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten eine Voraussetzung.
Letztendlich sollten Sie die Mitarbeiter bei ihren Projekten unterstützen und sicherstellen, dass die Abteilungen unseres Unternehmens reibungslos funktionieren.
Aufgaben
- Vorbereiten der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Unternehmensabläufe
- Arrangieren von Meetings und Terminen
- Organisieren und Pflegen von Personalakten
- Aktualisieren interner Datenbanken (z. B. Einpflegen der Daten neuer Mitarbeiter)
- Beantworten von Fragen der Mitarbeiter und bei Bedarf Weiterleiten an die Personalabteilung
- Abrufen von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten auf Anfrage
- Überprüfen und Nachbestellen des Büromaterialbestands bei Bedarf
- Buchen von Geschäftsreisen und Unterkünften
- Vorbereiten von Konferenzräumen (z. B. Reservierungen vornehmen und Geräte prüfen)
- Verteilen von Unternehmensmaterialien an Mitarbeiter (z. B. Broschüren, Ankündigungen und Sicherheitsrichtlinien)
Anforderungen
- Nachgewiesene Erfahrung als Staff Assistant, Administrative Assistant oder in einer ähnlichen Rolle
- Kenntnisse in Bezug auf Büro- und HR-Verfahren
- Computerkenntnisse (insbesondere MS Office)
- Vertrautheit im Umgang mit Büroausstattung (z. B. Drucker und Faxgeräte)
- Kenntnis der Arbeitsgesetze
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Professionalität bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Führungsebenen
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Personalwirtschaft, oder einem relevanten Bereich