Stellenbeschreibung: Administration Manager (m/w/d)

Die Aufgaben eines Administration Managers umfassen:

• Planen und Koordinieren von Verwaltungsverfahren und -systemen sowie Erkunden von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung
• Einstellen und Ausbilden von Personal sowie Zuweisen von Verantwortlichkeiten und Arbeitsplätzen
• Bewerten der Mitarbeiterleistung sowie Coachen und Beraten der Mitarbeiter, damit sie ihre maximale Leistungsfähigkeit erreichen

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen erfahrenen Administration Manager, der den täglichen Geschäftsbetrieb unseres Unternehmens überwacht und die effizientesten Verwaltungsverfahren plant. Sie führen ein Team von Fachleuten, die in verschiedenen Abteilungen eine Reihe von Verwaltungsaufgaben erledigen. Ein hervorragender Administration Manager verfügt über ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten. Der ideale Kandidat ist mit den Verfahren und Richtlinien der Abteilungen bestens vertraut und kann aktiv neue Wege finden, um die Arbeit effizienter zu gestalten.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Supportaktivitäten effizient und effektiv durchgeführt werden, damit die anderen Vorgänge ordnungsgemäß ablaufen können.

Aufgaben

• Planen und Koordinieren von Verwaltungsverfahren und -systemen sowie Erkunden von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung
• Einstellen und Ausbilden von Personal sowie Zuweisen von Verantwortlichkeiten und Arbeitsplätzen
• Bewerten der Mitarbeiterleistung sowie Coachen und Beraten der Mitarbeiter, damit sie ihre maximale Leistungsfähigkeit erreichen
• Gewährleisten eines reibungslosen und angemessenen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens, um andere Geschäftsvorgänge zu erleichtern
• Verwalten von Zeitpläne und Fristen
• Überwachen des Bestands an Büromaterial und des Einkaufs von neuem Material unter Berücksichtigung von Budgetbeschränkungen
• Überwachen von Kosten und Ausgaben zur Unterstützung der Budgetplanung
• Überwachen von Einrichtungen, Wartungstätigkeiten und Handwerkern (z. B. Elektriker)
• Organisieren und Überwachen anderer Büroaktivitäten (Recycling, Renovierung, Veranstaltungsplanung usw.)
• Sicherstellen, dass der Betrieb den Richtlinien und Vorschriften entspricht
• Über alle organisatorischen Änderungen und Geschäftsentwicklungen auf dem Laufenden bleiben

Anforderungen

• Nachgewiesene Berufserfahrung als Administration Manager
• Fundiertes Verständnis von Office-Management-Verfahren sowie von abteilungsspezifischen und rechtlichen Richtlinien
• Kenntnisse der Finanz- und Gebäudemanagement-Grundsätze
• Sicher im Umgang mit MS Office
• Analytisches Denken mit Problemlösungskompetenz
• Ausgezeichnete Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten
• Ein Team-Player mit Führungsqualitäten
• Bachelor-/Master-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder ähnlichem Bereich

Weitere Ressourcen:

• Beschaffen und Rekrutieren von Administration Managern mit den Spickzetteln der Boole’schen Suche von Workable.
• Beurteilung von relevanten Fähigkeiten und Qualifikationen mit unseren Fragen für das Vorstellungsgespräch für Administration Manager.