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Stellenbeschreibung: Senior Administrative Assistant (m/w/d)

Diese Vorlage der Stellenbeschreibung für einen Senior Administrative Assistant (m/w/d) umfasst alle grundlegenden Fähigkeiten und Qualifikationen und unterstützt Sie dabei, attraktive Kandidaten für die administrative Unterstützung Ihrer Führungskräfte zu gewinnen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen erfahrenen Senior Administrative Assistant zur Verstärkung unseres Teams. Sie übernehmen eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben, darunter das Verwalten von Telefonaten und E-Mails, das Planen von Terminen sowie Besprechungen.

Für diese Position sollten Sie in der Lage sein, Ihre organisatorischen Fähigkeiten zu nutzen, um Ihren Arbeitsplatz und Ihre Zeit zu verwalten, da Sie mit Kunden und Kollegen in einer schnelllebigen Umgebung zusammenarbeiten werden. Sie sollten ebenfalls ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mitbringen.

Ihre Aufgabe besteht letztendlich darin, unsere Führungskräfte zu unterstützen und sicherzustellen, dass unser täglicher Geschäftsbetrieb reibungslos abläuft.

Aufgaben

  • Unterstützen der leitenden Manager und Führungskräfte bei täglichen administrativen Aufgaben
  • Planen von Meetings und Führen detaillierter Protokollaufzeichnungen
  • Entgegennehmen von Telefonaten, Weitergeben von Informationen an den Anrufer oder den Anrufer an die entsprechende Person weiterleiten
  • Arrangieren von Terminen und Aktualisieren des Kalenders
  • Treffen von Reisevorbereitungen und Reservierungen für leitende Manager
  • Verfassen regelmäßiger Korrespondenz wie Einladungen und Informationsmaterial
  • Entwickeln und Pflegen eines Ablagesystems
  • Erstellen von Tabellenkalkulationen und Präsentationen
  • Bereitstellen von Statistiken und Budgetberichten
  • Begrüßung und allgemeine Unterstützung von Besuchern
  • Entwickeln, Implementieren und Verbesserern von Bürorichtlinien und -verfahren

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Senior Administrative Assistant, Virtual Assistant oder Executive Administrative Assistant
  • Fundierte Kenntnisse im Bereich Office-Management und tägliche Abläufe
  • Praktische Erfahrung mit MS Office
  • Solider Umgang mit Bürogeräten, wie Druckern und Faxmaschinen
  • Ausgezeichnete Kommunikationskenntnisse (in Wort und Schrift)
  • Ausgeprägte Organisations- und Teamführungsfähigkeiten
  • Abitur; weitere Qualifikation als Personal Assistant oder Sekretär sind von Vorteil

Weitere Ressourcen:

  • Beachten Sie auch unsere allgemeinere Stellenbeschreibung für einen Sekretär oder einen Administrative Assistant, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

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