Περιγραφή θέσης εργασίας: Προϊστάμενος Διοίκησης (Θ/Α/Άλλο)
Αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Προϊστάμενου διοίκησης περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες δεξιότητες και τα προσόντα για να σας βοηθήσει να προσελκύσετε τους καλύτερους υποψήφιους για να παρέχετε διοικητική υποστήριξη στα ανώτερα διευθυντικά στελέχη σας.
Refreshed on
February 6, 2020
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε έναν έμπειρο Προϊστάμενο διοίκησης για να ενταχθεί στην ομάδα μας. Θα εκτελείτε διάφορα διοικητικά καθήκοντα, όπως διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προγραμματισμό ραντεβού και προγραμματισμό συνεδριάσεων.
Για αυτή τη θέση, θα πρέπει να είστε σε θέση να χρησιμοποιείτε τις οργανωτικές δεξιότητές σας για να διαχειρίζεστε το χώρο γραφείου και τον χρόνο σας, δεδομένου ότι θα συνεργάζεστε με πελάτες και συναδέλφους σε ένα περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς. Πρέπει επίσης να έχετε άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας.
Εν κατακλείδι, πρέπει να είστε σε θέση να υποστηρίξετε τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη μας και να διασφαλίσετε την ομαλή λειτουργία των καθημερινών λειτουργιών γραφείου.
Αρμοδιότητες
- Υποστηρίζει τους ανώτερους διευθυντές και τα στελέχη με τα καθημερινά καθήκοντα γραφείου
- Προγραμματίζει συνεδριάσεις και κρατάει λεπτομερείς σημειώσεις
- Απαντάει σε τηλεφωνικές κλήσεις, παρέχει πληροφορίες στους καλούντες ή συνδέει τους καλούντες με τα κατάλληλα άτομα
- Προγραμματίζει ραντεβού και ενημερώνει το πρόγραμμα
- Κάνει ταξιδιωτικές ρυθμίσεις και κρατήσεις για τα ανώτερα στελέχη
- Συντάσσει και πληκτρολογεί την τακτική αλληλογραφία, όπως προσκλήσεις και ενημερωτικό υλικό
- Αναπτύσσει και διατηρεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης
- Δημιουργεί υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις
- Παρέχει στατιστικές και εκθέσεις προϋπολογισμού
- Υποδέχεται και παρέχει γενική υποστήριξη στους επισκέπτες
- Αναπτύσσει, υλοποιεί και βελτιώνει τις πολιτικές και τις διαδικασίες γραφείου
Απαιτήσεις
- Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Προϊστάμενος διοίκησης, Virtual Assistant ή Executive Administrative Assistant
- Σε βάθος κατανόηση της διαχείρισης γραφείου και των καθημερινών εργασιών
- Πρακτική εμπειρία με το MS Office
- Βασικές γνώσεις εξοπλισμού γραφείου, όπως εκτυπωτές και συσκευές φαξ
- Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
- Εξαιρετικές δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου
- Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον προσόντα ως Personal Assistant ή γραμματέας είναι πλεονέκτημα
Περισσότερες πηγές:
- Επίσης, δείτε την περισσότερο γενική περιγραφή θέσης εργασίας για Γραμματέα ή την περιγραφή θέσης εργασίας για Administrative Assistant που μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες σας.