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Stellenbeschreibung: Rezeptionist (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Rezeptionist (m/w/d) ist optimiert für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten. Sie lässt sich problemlos um die Aufgaben und Zuständigkeiten von Empfangspersonal im medizinischen Bereich, im Hotel usw. erweitern. Stellenbeschreibungen für ähnliche Positionen: Verwaltungsassistent, Leitender Verwaltungsassistent, Büroleiter, Bürokoordinator, Bürovorsteher, Sekretär.

Die Aufgaben des Rezeptionisten umfassen:

  • Besucher am Empfang begrüßen, willkommen heißen, ihnen den Weg weisen und sie ankündigen
  • Annehmen, Prüfen und Weiterleiten von eingehenden Anrufen
  • Annehmen und Sortieren der Tagespost

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Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Rezeptionisten (m/w/d), der unseren Empfang täglich leitet und eine Reihe von administrativen und kaufmännischen Aufgaben erledigt.

Was macht ein Rezeptionist?

Als Rezeptionist sind Sie der erste Ansprechpartner unseres Unternehmens. Zu Ihren Aufgaben zählt die Bereitstellung administrativer Unterstützung über das gesamte Unternehmen hinweg. Sie empfangen Gäste und begrüßen Besucher des Unternehmens. Sie koordinieren außerdem die Empfangsaktivitäten, darunter die Verteilung der Post und die Weiterleitung der Anrufe.

Um die Funktion des Rezeptionisten ausüben zu können, sollten Sie freundlich sein, da es sich um eine Kundenservicefunktion handelt. Sie sollten außerdem zeitnah und effektiv auf Notfälle reagieren können und gleichzeitig die Abläufe im Büro optimieren. Multi-Tasking- und Stressmanagementfähigkeiten sind ebenfalls unerlässlich für diese Position. Diese Position verlangt das Arbeiten in Schichten, daher ist Flexibilität ein Plus. Letztlich sorgt der Rezeptionist dafür, dass Gäste auf positive Weise begrüßt werden und führt alle administrativen Aufgaben unter Einhaltung der höchsten Qualitätsstandards aus.

Aufgaben

  • Begrüßen und Empfangen von Gästen, wenn diese im Büro ankommen
  • Besuchern den Weg zur zuständigen Person und zum jeweiligen Raum weisen
  • Annehmen und Weiterleiten von eingehenden Anrufen
  • Sicherstellen, dass der Empfangsbereich ordentlich und präsentabel ist und dass das benötigte Büromaterial vorhanden ist (z. B. Stifte, Formulare und Broschüren)
  • Bereitstellen von grundlegenden und einfachen Informationen, persönlich sowie per Telefon/E-Mail
  • Annehmen, Sortieren und Verteilen der täglichen Post/Lieferungen
  • Wahren der Sicherheit des Büros durch Einhalten von Sicherheitsmaßnahmen und Kontrolle des Zugangs über den Empfangsschalter (Besucherprotokoll überwachen, Besucherausweise ausgeben)
  • Bestellen von Büromaterial und Führen des Lagerbestands
  • Aktualisieren von Kalendern und Planen von Besprechungen
  • Buchen von Reisen und Unterkünften sowie Vorbereiten von Gutscheinen
  • Führen von aktuellen Aufzeichnungen zu Büroausgaben und -kosten
  • Ausführen weitere kaufmännischer Aufgaben des Rezeptionisten, z. B. Ablage, Fotokopieren, Transkribieren und Bedienen des Faxgeräts

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Rezeptionist, Empfangsmitarbeiter oder in einer ähnlichen Funktion
  • Vertrautheit im Umgang mit der Microsoft Office Suite
  • Praktische Erfahrung mit Büroausstattung (z. B. Faxgeräte und Drucker)
  • Professionelles Auftreten und Erscheinungsbild
  • Solide schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Einfallsreicher und aktiver Umgang mit Problemen
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
  • Multi-Tasking- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
  • Kundenorientierung
  • Realschulabschluss, zusätzliche Qualifizierung im Bereich Büromanagement ist ein Plus

Weitere Ressourcen:

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