Περιγραφή θέσης εργασίας: Υπάλληλος Υποδοχής (Θ/Α/Άλλο)

Οι αρμοδιότητες του Υπαλλήλου Υποδοχής περιλαμβάνουν:

• Υποδοχή επισκεπτών στο χώρο υποδοχής με τον κατάλληλο χαιρετισμό, υποδοχή, καθοδήγηση και αναγγελία τους
• Απάντηση, διαλογή και προώθηση εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων
• Λήψη και διαλογή καθημερινής αλληλογραφίας

Θέλετε να προσλάβετε υπάλληλο υποδοχής; Εγγραφείτε για τη δωρεάν δοκιμή 15 ημερών της Workable για να δημοσιεύσετε αυτή τη θέση εργασίας και να προσλάβετε καλύτερα και γρηγορότερα.

Περιγραφή θέσης εργασίας

Αναζητούμε Υπάλληλο Υποδοχής που θα διαχειρίζεται τον χώρο υποδοχής μας σε καθημερινή βάση και θα διεκπεραιώνει διάφορες διοικητικές και υπαλληλικές εργασίες.

Τι κάνει ένας υπάλληλος υποδοχής;

Ως Υπάλληλος Υποδοχής θα είστε το πρώτο σημείο επαφής για την εταιρεία μας. Τα καθήκοντα του Υπαλλήλου Υποδοχής μας περιλαμβάνουν την παροχή διοικητικής υποστήριξης σε ολόκληρο τον οργανισμό. Θα υποδέχεστε καλεσμένους και θα χαιρετάτε τα άτομα που επισκέπτονται την επιχείρηση. Θα συντονίζετε, επίσης, τις δραστηριότητες του χώρου υποδοχής, συμπεριλαμβανομένης της διανομής αλληλογραφίας και της ανακατεύθυνσης τηλεφωνικών κλήσεων.

Για να είστε επιτυχημένος Υπάλληλος Υποδοχής, θα πρέπει να διαθέτετε ευχάριστη προσωπικότητα καθώς πρόκειται επίσης για θέση εξυπηρέτησης πελατών. Θα πρέπει, επίσης, να μπορείτε να διαχειρίζεστε επείγουσες καταστάσεις έγκαιρα και με αποτελεσματικό τρόπο ενώ θα δρομολογείτε ταυτόχρονα τις λειτουργίες του γραφείου. Η ικανότητα διεκπεραίωσης πολλών εργασιών ταυτόχρονα και η διαχείριση του άγχους είναι ουσιώδεις για αυτή τη θέση. Σε αυτή τη θέση ενδέχεται να χρειαστεί να εργάζεστε σε βάρδιες, συνεπώς η ευελιξία αποτελεί πρόθετο πλεονέκτημα. Εν κατακλείδι, τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες ενός Υπαλλήλου Υποδοχής είναι η διασφάλιση θετικής υποδοχής των καλεσμένων στο χώρο υποδοχής και η εκτέλεση όλων των διοικητικών εργασιών σύμφωνα με τα ανώτατα πρότυπα ποιότητας.

Αρμοδιότητες

• Χαιρετισμός και υποδοχή καλεσμένων κατά την είσοδό τους στα γραφεία
• Καθοδήγηση επισκεπτών στο κατάλληλο άτομο και γραφείο
• Απάντηση, διαλογή και προώθηση εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων
• Διατήρηση του χώρου υποδοχής τακτοποιημένου και εμφανίσιμου, με πληρότητα σε απαραίτητη γραφική ύλη (π.χ. στυλό, έντυπα και φυλλάδια)
• Παροχή βασικών και επακριβών πληροφοριών αυτοπροσώπως και μέσω τηλεφώνου/email
• Λήψη, ταξινόμηση και διανομή αλληλογραφίας/παραδόσεων
• Διατήρηση της ασφάλειας του γραφείου ακολουθώντας διαδικασίες ασφαλείας και ελέγχοντας την πρόσβαση μέσω του γραφείου υποδοχής (παρακολούθηση ημερολογίου, έκδοση ταυτοτήτων επισκεπτών)
• Παραγγελία προμηθειών γραφείου υποδοχής και τήρηση αρχείου αποθεμάτων
• Ενημέρωση ημερολογίων και προγραμματισμός συναντήσεων
• Προγραμματισμός ταξιδίων και διαμονής, και προετοιμασία σχετικών δελτίων
• Τήρηση ενημερωμένου αρχείου εξόδων και δαπανών γραφείου
• Διεκπεραίωση άλλων υπαλληλικών καθηκόντων υποδοχής όπως αρχειοθέτηση, φωτοτυπίες, απομαγνητοφωνήσεις και αποστολή fax

Απαιτήσεις

• Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Υπάλληλος Υποδοχής, Front Office Representative ή σε παρεμφερή θέση
• Άριστη γνώση του Microsoft Office Suite
• Πρακτική εμπειρία στο χειρισμό εξοπλισμού γραφείου (π.χ. συσκευές fax και εκτυπωτές)
• Επαγγελματική συμπεριφορά και παρουσιαστικό
• Άριστες δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
• Ευρηματικότητα και προορατικότητα όταν ανακύπτουν ζητήματα
• Εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες
• Ικανότητα διεκπεραίωσης πολλών εργασιών ταυτόχρονα και σωστής διαχείρισης του χρόνου καθώς και ικανότητα προτεραιοποίησης εργασιών
• Διάθεση εξυπηρέτησης πελατών
• Απολυτήριο λυκείου. Πρόσθετη πιστοποίηση στη Διαχείριση Γραφείου θα θεωρηθεί πλεονέκτημα

Περισσότερες πηγές:

• Αξιολογήστε τις σχετικές δεξιότητες και προσόντα χρησιμοποιώντας τις ερωτήσεις μας για συνέντευξη Υπαλλήλου Υποδοχής.