Descriptif de poste: Agent de réception (f/h/autre)

Les fonctions d’un Agent de réception incluent:

• Recevoir les visiteurs à l’accueil en les saluant, leur souhaitant la bienvenue, les orientant et les annonçant en bonne et due forme
• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
• Recevoir et trier le courrier du jour

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Description du poste

Nous recherchons un Agent de réception pour gérer notre accueil au quotidien et pour s’acquitter de toute une série de tâches administratives et de secrétariat.

En quoi consiste le travail d’un Agent de réception?

En tant que Agent de réception, vous serez le premier point de contact pour notre société. Les fonctions de nos Agentes de réception incluent une assistance administrative à l’échelle de l’organisation. Vous accueillerez les visiteurs et saluerez les personnes qui visitent nos locaux. De même, vous coordonnerez les activités de l’accueil, dont la distribution de la correspondance et le transfert des appels téléphoniques.

Pour réussir au poste d’ Agent de réception, vous devrez posséder une personnalité agréable, puisqu’il s’agit aussi d’un poste de service à la clientèle. Vous devrez être capable de gérer les urgences en temps et en heure et d’une manière efficace, tout en rationalisant le fonctionnement des bureaux. La polyvalence et la gestion du stress constituent des aptitudes essentielles pour ce poste. Ce poste peut nécessiter un travail par roulement, la flexibilité est donc un avantage. En définitive, les tâches et les responsabilités d’un Agent de réception consistent à faire en sorte que la réception accueille les visiteurs d’une manière positive, et veille à l’exécution de toutes les tâches administratives avec la meilleure qualité possible.

Responsabilités

• Accueillir et saluer les visiteurs dès leur arrivée dans nos locaux
• Orienter les visiteurs vers la personne ou le bureau approprié(e)
• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
• Faire en sorte que la zone de la réception soit rangée et présentable, avec toute la papeterie et tous les matériels nécessaires (par ex. stylos, formulaires et brochures)
• Fourniture d’information de base et précises en personne ou au téléphone/par e-mail
• Réception, tri et distribution du courrier/des livraisons du jour
• Maintien de la sécurité des bureaux en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant les accès par le biais de l’accueil (contrôle du registre, délivrance de badges de visiteur)
• Commander des fournitures pour l’accueil et tenir l’inventaire des stocks
• Actualiser les calendriers et programmer des réunions
• Prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et les hébergements, ainsi que préparer les bons y afférents
• Tenir à jour les registres relatifs aux dépenses et aux frais des bureaux
• Effectuer d’autres tâches administratives de réceptionniste, comme le classement, les photocopies, la transcription et l’envoi de télécopies

Exigences

• Expérience avérée en tant que Agent de réception, Réceptionniste ou à un poste similaire
• Maîtrise de Microsoft Office Suite
• Expérience pratique des équipements bureautiques (par ex. les fax et les imprimantes)
• Attitude et allure professionnelles
• Excellentes compétences de communication écrite et orale
• Inventivité et proactivité en cas de problème
• Excellentes compétences organisationnelles
• Polyvalence et gestion du temps, capable de prioriser les tâches
• Attitude de service à la clientèle
• Diplôme d’études secondaires ; les diplômes additionnels en gestion bureautique constituent un avantage

Ressources additionnelles :

• Évaluer les compétences et les qualifications pertinentes avec nos questions d’entretien pour les Réceptionnistes.