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Stellenbeschreibung: Administrative Officer (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Administrative Officer (m/w/d) unterstützt Ihr Unternehmen dabei, qualifizierte Kandidaten für administrative Rollen zu gewinnen. Ergänzen Sie sie bei Bedarf mit den gewünschten administrativen Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Aufgaben eines Administrative Officer:

  • Verwalten und Nachbestellen von Büromaterial
  • Vorbereiten regelmäßiger Finanz- und Verwaltungsberichte
  • Verwalten der Unternehmensdatenbanken

Vorlage für die Stellenbeschreibung Administrative Officer (m/w/d)

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Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Administrative Officer, der unser Team verstärkt und unsere täglichen Büroabläufe unterstützt.

Ein erfolgreicher Administrative Officer fungiert als Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, bietet administrative Unterstützung und verwaltet deren Anfragen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Bürobestands, die Erstellung regelmäßiger Berichte (z. B. Ausgaben und Bürobudgets) und die Organisation von Unternehmensunterlagen. Wenn Sie bereits Erfahrung als Office Administrator oder in einer ähnlichen administrativen Rolle mitbringen, dann würden wir Sie gern kennenlernen. Unser idealer Kandidat verfügt auch über fundierte Kenntnisse in Bezug auf Büroausstattung und Office-Management-Tools.

Letztendlich sollten Sie in der Lage sein, sicherzustellen, dass unsere administrativen Aktivitäten jeden Tag und auf lange Sicht reibungslos verlaufen.

Aufgaben

  • Verwalten und Nachbestellen von Büromaterial
  • Vorbereiten regelmäßiger Berichte zur Ausgaben und Bürobudgets
  • Verwalten und Pflegen der Unternehmensdatenbanken
  • Einrichten eines Ablagesystems für wichtige und vertrauliche Unternehmensdokumente
  • Beantworten von Anfragen von Mitarbeitern und Kunden
  • Aktualisieren der Bürorichtlinien nach Bedarf
  • Pflegen eines Unternehmenskalenders und Planen von Terminen
  • Reservieren von Besprechungsräumen nach Bedarf
  • Verteilen und Ablegen/Speichern von Korrespondenz (z. B. Briefe, E-Mails und Pakete)
  • Vorbereiten von Berichten und Präsentationen mit statistischen Daten nach Anweisung
  • Buchen von Reisen und Unterkünften
  • Arrangieren von internen und externen Events

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Administrative Officer, Administrator oder in einer ähnlichen Rolle
  • Fundierte Kenntnisse von Büroabläufen
  • Erfahrung mit Office-Management-Software wie MS Office (speziell MS Excel und MS Word)
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten mit Problemlösungskompetenz
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Detailgenauigkeit
  • Abitur; zusätzliche Qualifikationen als Office Administrator sind von Vorteil

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