Περιγραφή θέσης εργασίας: Administrative Officer (Θ/Α/Άλλο)

Οι αρμοδιότητες του Administrative Officer περιλαμβάνουν:

• Διαχειρίζεται τις προμήθειες γραφείου και πραγματοποιεί παραγγελίες
• Εκπονεί τακτικές οικονομικές και διοικητικές εκθέσεις
• Διαχειρίζεται τις βάσεις δεδομένων της εταιρείας

Θέλετε να προσλάβετε Administrative Officer; Εγγραφείτε για τη δωρεάν δοκιμή 15 ημερών της Workable για να αναρτήσετε αυτή τη θέση εργασίας και να προσλάβετε ευκολότερα και γρηγορότερα.

Περιγραφή θέσης εργασίας

Αναζητούμε έναν Administrative Officer για να γίνει μέλος της ομάδας μας και να υποστηρίζει τις καθημερινές μας διαδικασίες γραφείου.

Ένας επιτυχημένος Administrative Officer θα λειτουργεί ως σημείο επαφής για όλους τους υπαλλήλους, παρέχοντας διοικητική υποστήριξη και διαχείριση των ερωτημάτων τους. Τα βασικά καθήκοντα περιλαμβάνουν τη διαχείριση του αποθέματος γραφείου, την εκπόνηση τακτικών εκθέσεων (π.χ. δαπανών και προϋπολογισμών γραφείων) και την οργάνωση των αρχείων της εταιρείας. Εάν έχετε προηγούμενη εμπειρία ως Office Administrator ή σε παρόμοιο διοικητικό ρόλο, θα θέλαμε να σας γνωρίσουμε. Ο ιδανικός μας υποψήφιος έχει επίσης βασικές γνώσεις του εξοπλισμού γραφείου και των εργαλείων διαχείρισης γραφείου.

Εν κατακλείδι, πρέπει να είστε σε θέση να διασφαλίζετε ότι οι διοικητικές μας δραστηριότητες εκτελούνται ομαλά καθημερινά και μακροπρόθεσμα.

Αρμοδιότητες

• Διαχειρίζεται τις προμήθειες γραφείου και πραγματοποιεί παραγγελίες
• Εκπονεί τακτικές αναφορές για δαπάνες και προϋπολογισμούς γραφείων
• Διατηρεί και ενημερώνει τις εταιρικές βάσεις δεδομένων
• Οργανώνει ένα σύστημα αρχειοθέτησης για σημαντικά και εμπιστευτικά έγγραφα της εταιρείας
• Απαντάει σε ερωτήσεις υπαλλήλων και πελατών
• Ενημερώνει τις πολιτικές γραφείου ανάλογα με τις ανάγκες
• Διατηρεί ένα πρόγραμμα της εταιρείας και προγραμματίζει συναντήσεις
• Δεσμεύει τις αίθουσες συνεδριάσεων όπως απαιτείται
• Διανέμει και αποθηκεύει αλληλογραφία (π.χ. επιστολές, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πακέτα)
• Δημιουργεί εκθέσεις και παρουσιάσεις με στατιστικά δεδομένα, όπως ανατίθενται
• Προγραμματίζει τα ταξίδια και τη διαμονή
• Προγραμματίζει εσωτερικές και εξωτερικές εκδηλώσεις

Απαιτήσεις

• Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Administrative Officer, διοικητικός υπάλληλος ή σε παρόμοιο ρόλο
• Καλή γνώση διαδικασιών γραφείου
• Εμπειρία με λογισμικό διαχείρισης γραφείου όπως MS Office (ιδιαίτερα, MS Excel και MS Word)
• Καλές οργανωτικές δεξιότητες και διάθεση επίλυσης προβλημάτων
• Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
• Προσοχή στη λεπτομέρεια
• Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον προσόντα στη διαχείριση γραφείου είναι πλεονέκτημα

Περισσότερες πηγές:

Παρεμφερείς τίτλοι θέσεων εργασίας περιλαμβάνουν:

• Υπεύθυνος διοικητικών λειτουργιών
• Διοικητικός υπάλληλος
• Executive Administrative Assistant
• Executive Assistant
• Γραμματέας διοίκησης
• Front Office Manager
• Mail Clerk
• Office Administrator
• Office Assistant
• Office Clerk
• Office Coordinator
• Office Manager
• Personal Assistant
• Γραμματέας
• Προϊστάμενος διοίκησης
• Senior Executive Assistant
• Staff Assistant
• Virtual Assistant