Περιγραφή θέσης εργασίας: Διοικητικός Υπάλληλος (Θ/Α/Άλλο)

Οι αρμοδιότητες του Διοικητικού Υπαλλήλου περιλαμβάνουν:

• Κανονίζει συναντήσεις και προγραμματίζει εκδηλώσεις
• Παραγγέλνει χαρτικά και είδη γραφείου
• Τηρεί τις εσωτερικές βάσεις δεδομένων

Περιγραφή θέσης εργασίας

Αναζητούμε έναν υπεύθυνο Διοικητικό υπάλληλο για να οργανώσει τις καθημερινές λειτουργίες της εταιρείας μας. Η δουλειά σας θα είναι να παρέχετε διοικητική υποστήριξη στους διευθυντές και τους υπαλλήλους μας και να συντονίζετε όλες τις καθημερινές διοικητικές δραστηριότητες.

Ο Διοικητικός υπάλληλος πρέπει να είναι καλά οργανωμένος και να είναι σε θέση να εκτελεί ταυτόχρονα πολλαπλές εργασίες με ευκολία. Τα βασικά καθήκοντα του Διοικητικού υπαλλήλου περιλαμβάνουν τη διαχείριση εξοπλισμού γραφείου, τον προγραμματισμό συναντήσεων και εκδηλώσεων, την οργάνωση ταξιδιών και τη διανομή της αλληλογραφίας. Ο ιδανικός μας υποψήφιος έχει εμπειρία ως Office Administrator, Γραμματέας ή σε σχετικό διαχειριστικό ρόλο. Θα πρέπει επίσης να είστε εξοικειωμένοι με λογισμικό γραφείου (π.χ. MS Office), καθώς και επεξεργαστές κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις.

Εν κατακλείδι, ένας επιτυχημένος διοικητικός υπάλληλος πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία των διαδικασιών του γραφείου μας.

Αρμοδιότητες

• Κανονίζει συναντήσεις και προγραμματίζει εκδηλώσεις
• Παραγγέλνει χαρτικά και είδη γραφείου
• Διατηρεί τις εσωτερικές βάσεις δεδομένων
• Υποβάλλει εκθέσεις δαπανών
• Τηρεί τα αρχεία υπαλλήλων (φυσικά και ψηφιακά)
• Διατηρεί σύστημα αρχειοθέτησης για δεδομένα πελατών και εξωτερικών συνεργατών
• Διανέμει το εισερχόμενο και εξερχόμενο ταχυδρομείο
• Ετοιμάζει τακτικές εκθέσεις και παρουσιάσεις
• Οργανώνει, αποθηκεύει και εκτυπώνει εταιρικά έγγραφα, ανάλογα με τις ανάγκες
• Απαντά και ανακατευθύνει τηλεφωνικές κλήσεις
• Κανονίζει τα ταξίδια
• Απαντάει σε ερωτήματα από διευθυντές και υπαλλήλους
• Ενημερώνει τις πολιτικές γραφείου και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με αυτές

Απαιτήσεις

• Αποδεδειγμένη εμπειρία ως Διοικητικός υπάλληλος, Administrative Assistant ή σε αντίστοιχο ρόλο
• Εξοικείωση με εξοπλισμό γραφείου, όπως εκτυπωτές και συσκευές φαξ
• Γνώση πολιτικών και διαδικασιών γραφείου
• Εμπειρία με εργαλεία διαχείρισης γραφείου (ειδικότερα λογισμικό MS Office)
• Εξαιρετικές δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου
• Καλές δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
• Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων με προσοχή στη λεπτομέρεια
• Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον προσόντα ως Office Administrator ή γραμματέας είναι πλεονέκτημα