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Stellenbeschreibung: Office Assistant (m/w/d)

Diese Stellenbeschreibung Office Assistant (m/w/d) enthält die wichtigsten Qualifikationen, Aufgaben und Pflichten eines Office Assistant und kann leicht individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmen für administrative Positionen angepasst werden.

Die Aufgaben eines Office Assistant umfassen:

  • Unterstützung der Büroabläufe und Kollegen zur Optimierung der Verfahren
  • Korrespondenz zeitnah sortieren und verteilen
  • Erfahrung im Umgang mit Back-Office-Computersystemen (ERP-Software)

Stellenbeschreibung Office Assistant (m/w/d) Sie sind auf der Suche nach einem Office Assistant (m/w/d)? Melden Sie sich für den 15-tägigen Probezeitraum von Workable an, um diese Stellenanzeige zu veröffentlichen und schnell kompetentes Personal einzustellen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen kompetenten Office Assistant, der die Organisation und Durchführung der täglichen administrativen Abläufe des Unternehmens unterstützt.

Was sind die Aufgabenfelder eines Office Assistant?

Der ideale Kandidat ist ein zuverlässiger Profi, der eine Vielzahl von Büroaufgaben übernimmt und auch unter Druck einen klaren Kopf behält. Er zeichnet sich durch Detailgenauigkeit und Diskretion aus und ist neuen und effektiven Methode zur Verbesserung der Ergebnisse aufgeschlossen.

Aufgaben

  • Unterstützung der Büroabläufe und Kollegen zur Optimierung der Verfahren
  • Korrespondenz zeitnah sortieren und verteilen
  • Erstellen und Aktualisieren von Datensätzen zur Gewährleistung der Richtigkeit und Gültigkeit der Informationen
  • Arrangieren und Planen von Meetings und Terminen
  • Überwachen des Materialbestands und Aufgeben von Nachbestellungen
  • Beheben von bürotechnischen Problemen und Umgang mit Anfragen oder Schwierigkeiten
  • Absprachen mit anderen Abteilungen treffen, um sicherzustellen, dass die festgelegten Richtlinien eingehalten werden
  • Pflegen von vertrauensvollen Beziehungen zu Lieferanten, Kunden und Kollegen
  • Übernehmen von Empfangsaufgaben bei Bedarf

Anforderungen

  • Nachgewiesene Erfahrung als Back-Office Assistant, Office Assistant, Virtual Assistant oder in einer anderen relevanten administrativen Rolle
  • Erfahrung im Umgang mit Back-Office-Computersystemen (ERP-Software)
  • Praktische Kenntnisse im Umgang mit Büroausstattung
  • Solide Kenntnisse zu Office-Management-Abläufen
  • Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
  • Analytisches Denken und Problemlösungskompetenz
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Sicher im Umgang mit MS Office

Laden Sie diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Office Assistant (m/w/d) im PDF-Format kostenlos herunter.

Weitere Ressourcen:

Beurteilen Sie Ihre Kandidaten mit unseren Bewerbungsgesprächfragen für Office Assistants.

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