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Descripción del puesto: Asistente de oficina (m/h/x)

Este ejemplo de descripción del puesto de asistente de oficina cubre las cualificaciones, deberes y responsabilidades clave de un asistente de oficina, y tu empresa puede personalizarlo cuando contrate personal para puestos de administración.

Nikoletta Bika
Nikoletta Bika

Nikoletta holds an MSc in HR management and has written extensively about all things HR and recruiting.

Responsabilidades de un asistente de oficina incluyen:

  • Organizar la oficina y asistir a los adjuntos para optimizar procesos
  • Clasificar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
  • Utilizar sistemas informáticos «back-office» (software ERP)

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Breve descripción del puesto

Buscamos un asistente de oficina competente para ayudar con la organización y el funcionamiento de las operaciones administrativas diarias de la compañía.

¿Cuáles son las funciones de un asistente de oficina?

El candidato ideal será un profesional trabajador capaz de llevar a cabo una variedad de tareas de apoyo necesarias en una oficina y trabajar con diligencia bajo presión. Esta persona se mostrará cómoda trabajando con un alto grado de atención al detalle y discreción así como incorporando nuevas formas eficaces de lograr mejores resultados.

Responsabilidades

  • Organizar la oficina y asistir a los adjuntos de maneras que optimicen los procedimientos
  • Clasificar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
  • Crear y actualizar los registros asegurando la exactitud y validez de la información
  • Programar y planificar reuniones y citas
  • Controlar las existencias de material de oficina y hacer los pedidos que sean necesarios
  • Resolver errores de funcionamiento relacionados con la oficina y responder a peticiones o problemas
  • Coordinarse con otros departamentos para garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas
  • Mantener relaciones de confianza con proveedores, clientes y colegas
  • Realizar labores de recepcionista cuando sea necesario

Requisitos

  • Experiencia demostrable como asistente «back-office», asistente de oficina, asistente virtual o en otro puesto administrativo pertinente
  • Conocimientos sobre sistemas informáticos «back-office» (software ERP)
  • Conocimientos prácticos del uso de equipo de oficina
  • Excelente comprensión de los procedimientos de gestión de oficinas
  • Excelentes capacidades de organización y de gestión del tiempo
  • Habilidades analíticas y aptitud para solucionar problemas
  • Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
  • Dominio de MS Office

Descargar el ejemplo gratuito de descripción del puesto de asistente de oficina en formato pdf.

Más recursos:

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