Descripción del puesto: Asistente de oficina (m/h/x)

Responsabilidades de un asistente de oficina incluyen:

• Organizar la oficina y asistir a los adjuntos para optimizar procesos
• Clasificar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
• Utilizar sistemas informáticos «back-office» (software ERP)

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Breve descripción del puesto

Buscamos un asistente de oficina competente para ayudar con la organización y el funcionamiento de las operaciones administrativas diarias de la compañía.

¿Cuáles son las funciones de un asistente de oficina?

El candidato ideal será un profesional trabajador capaz de llevar a cabo una variedad de tareas de apoyo necesarias en una oficina y trabajar con diligencia bajo presión. Esta persona se mostrará cómoda trabajando con un alto grado de atención al detalle y discreción así como incorporando nuevas formas eficaces de lograr mejores resultados.

Responsabilidades

• Organizar la oficina y asistir a los adjuntos de maneras que optimicen los procedimientos
• Clasificar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
• Crear y actualizar los registros asegurando la exactitud y validez de la información
• Programar y planificar reuniones y citas
• Controlar las existencias de material de oficina y hacer los pedidos que sean necesarios
• Resolver errores de funcionamiento relacionados con la oficina y responder a peticiones o problemas
• Coordinarse con otros departamentos para garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas
• Mantener relaciones de confianza con proveedores, clientes y colegas
• Realizar labores de recepcionista cuando sea necesario

Requisitos

• Experiencia demostrable como asistente «back-office», asistente de oficina, asistente virtual o en otro puesto administrativo pertinente
• Conocimientos sobre sistemas informáticos «back-office» (software ERP)
• Conocimientos prácticos del uso de equipo de oficina
• Excelente comprensión de los procedimientos de gestión de oficinas
• Excelentes capacidades de organización y de gestión del tiempo
• Habilidades analíticas y aptitud para solucionar problemas
• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
• Dominio de MS Office

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