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Stellenbeschreibung: Executive Administrative Assistant (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Executive Administrative Assistant (m/w/d) ist optimiert für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten. Sie können die Beschreibung dieser administrativen Rolle an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Ähnliche Stellenbeschreibung: Administration Manager, Administrative Assistant, Executive Assistant, Executive Secretary und Senior Executive Assistant.

Die Aufgaben eines Executive Administrative Assistant umfassen:

  • Als administrativer Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und internen/externen Kunden fungieren
  • Entgegennehmen von Anrufen und Nachrichten und Weiterleiten der Korrespondenz
  • Bearbeiten von Anfragen auf angemessene Weise

Stellenbeschreibung Executive Administrative Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen kompetenten Executive Administrative Assistant, der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben übernimmt und sich durch eine organisierte und pünktliche Arbeitsweise auszeichnet. Sie unterstützen die Tätigkeit und Kommunikation einer einzigen Führungskraft durch Erledigung einer Vielzahl von Aufgaben.

Aufgaben

  • Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und internen/externen Kunden fungieren
  • Entgegennehmen von Anrufen und Nachrichten und Weiterleiten der Korrespondenz
  • Bearbeiten von Anfragen auf angemessene Weise
  • Verwalten des Kalenders sowie Arrangieren von und Erinnern an Meetings und Termine
  • Treffen von Reisevorbereitungen
  • Transkribieren von Diktaten, Schreiben von Protokollen und genaue Dateneingabe
  • Überwachen der Büromaterialien und Suchen nach vorteilhaften Angeboten und Lieferanten
  • Erstellen von Berichten, Präsentationen und Anleitungen
  • Entwickeln und Realisieren eines effizienten Dokumentations- und Ablagesystems

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Administrative Assistant, Senior Executive Assistant oder in einer anderen Position als Sekretär
  • Solide Kenntnisse in Bezug auf Officemanagementsysteme und -verfahren
  • Ausgezeichnete Umgang mit MS Office
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Hervorragende Zeitmanagement- und Planungskompetenz
  • Solide Kenntnisse im Umgang mit den neuesten technischen Geräten und Anwendungen
  • Multitaskingfähig und Fähigkeit, die täglichen Aufgaben zu priorisieren
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Diskretion und Vertraulichkeit
  • Abitur; Zusatzqualifikation als persönlicher Assistent wäre von Vorteil

Weitere Ressourcen:

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