Stellenbeschreibung: Executive Administrative Assistant (m/w/d)
Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Executive Administrative Assistant (m/w/d) ist optimiert für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten. Sie können die Beschreibung dieser administrativen Rolle an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Ähnliche Stellenbeschreibung: Administration Manager, Administrative Assistant, Executive Assistant, Executive Secretary und Senior Executive Assistant.
Refreshed on
February 6, 2020
Die Aufgaben eines Executive Administrative Assistant umfassen:
- Als administrativer Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und internen/externen Kunden fungieren
- Entgegennehmen von Anrufen und Nachrichten und Weiterleiten der Korrespondenz
- Bearbeiten von Anfragen auf angemessene Weise
Stellenbeschreibung
Wir suchen einen kompetenten Executive Administrative Assistant, der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben übernimmt und sich durch eine organisierte und pünktliche Arbeitsweise auszeichnet. Sie unterstützen die Tätigkeit und Kommunikation einer einzigen Führungskraft durch Erledigung einer Vielzahl von Aufgaben.
Aufgaben
- Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und internen/externen Kunden fungieren
- Entgegennehmen von Anrufen und Nachrichten und Weiterleiten der Korrespondenz
- Bearbeiten von Anfragen auf angemessene Weise
- Verwalten des Kalenders sowie Arrangieren von und Erinnern an Meetings und Termine
- Treffen von Reisevorbereitungen
- Transkribieren von Diktaten, Schreiben von Protokollen und genaue Dateneingabe
- Überwachen der Büromaterialien und Suchen nach vorteilhaften Angeboten und Lieferanten
- Erstellen von Berichten, Präsentationen und Anleitungen
- Entwickeln und Realisieren eines effizienten Dokumentations- und Ablagesystems
Anforderungen
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Administrative Assistant, Senior Executive Assistant oder in einer anderen Position als Sekretär
- Solide Kenntnisse in Bezug auf Officemanagementsysteme und -verfahren
- Ausgezeichnete Umgang mit MS Office
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Hervorragende Zeitmanagement- und Planungskompetenz
- Solide Kenntnisse im Umgang mit den neuesten technischen Geräten und Anwendungen
- Multitaskingfähig und Fähigkeit, die täglichen Aufgaben zu priorisieren
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion und Vertraulichkeit
- Abitur; Zusatzqualifikation als persönlicher Assistent wäre von Vorteil