Stellenbeschreibung: Office Coordinator (m/w/d)
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Die Aufgaben eines Office Coordinator umfassen:
- Befolgen der Arbeitsabläufe im Büro zur Gewährleistung der maximalen Effizienz
- Verwalten von Dateien und Aufzeichnungen mit effektiven Ablagesystemen
- Unterstützung anderer Teams bei verschiedenen administrativen Aufgaben
Stellenbeschreibung
Wir suchen einen kompetenten Office Coordinator, der eine Vielzahl täglicher büro- und verwaltungstechnischer Aufgaben übernimmt. Sie tragen wesentlich dazu bei, dass unser Büro reibungslos funktioniert und andere Geschäftsaktivitäten erfolgreich unterstützt werden. Ein ausgezeichneter Office Coordinator ist vor allem ein organisierter und kompetenter Profi mit phänomenalen Kommunikationsfähigkeiten. Sie können gut mit Menschen umgehen und führen administrative Aufgaben genau und schnell aus. Ziel ist die Gewährleistung eines effizienten Bürobetriebs, der den größtmöglichen Wert zum Unternehmen beisteuert.
Aufgaben
- Befolgen der Arbeitsabläufe im Büro zur Gewährleistung der maximalen Effizienz
- Verwalten von Dateien und Aufzeichnungen mit effektiven Ablagesystemen
- Unterstützung anderer Teams bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben (Anrufe umleiten, Korrespondenz verbreiten, Besprechungen planen usw.)
- Begrüßen und Versorgen von im Büro eintreffenden Besuchern
- Überwachen der Bürokosten und Abwicklung aller Büroverträge (Miete, Service etc.)
- Übernehmen grundlegender Buchhaltungstätigkeiten und Aktualisieren des Buchhaltungssystems
- Umgehen mit Kundenbeschwerden oder Problemen
- Überwachen des Büromaterialbestands und Aufgeben von Bestellungen
- Unterstützen der Lieferantenbeziehungen
Anforderungen
- Nachgewiesene Erfahrung als Office Coordinator oder in einer ähnlichen Rolle
- Erfahrung im Kundenservice ist von Vorteil
- Kenntnisse in Bezug auf grundlegende Buchhaltungsprinzipien sowie Officemanagementsysteme und -verfahren
- Solider Umgang mit MS Office, Back-Office- und Buchhaltungssoftware
- Praktische Kenntnisse im Umgang mit Büroausstattung (z. B. optische Scanner)
- Angemessene zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
- Organisationstalent mit hervorragenden Zeitmanagement- und Multitaskingfähigkeiten
- Zuverlässig, geduldig und professionell
- Abgeschlossene Ausbildung; Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder relevantem Bereich ist von Vorteil
Weitere Ressourcen:
- Beachten Sie auch unsere allgemeinere Stellenbeschreibung Administrative Assistant (m/w/d), die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.