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Stellenbeschreibung: Office Administrator (m/w/d)

Diese Vorlage für die Stellenbeschreibung Office Administrator (m/w/d) ist für die Veröffentlichung in Online-Stellenbörsen oder auf Karriereseiten optimiert und kann leicht an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Ähnliche Stellenbezeichnungen: Administration ManagerAdministrative Officer und Büroassistent.

Nikoletta Bika
Nikoletta Bika

Nikoletta holds an MSc in HR management and has written extensively about all things HR and recruiting.

Die Aufgaben eines Office Administrators umfassen:

  • Koordinieren der Büroaktivitäten und -vorgänge, um die Effizienz und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen
  • Beaufsichtigen des Verwaltungspersonals und Aufteilen der Verantwortlichkeiten für eine optimale Leistung
  • Überwachen des Büromaterialbestands und Aufgeben von Bestellungen nach Bedarf

Stellenbeschreibung Office Administrator (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen nach einem zuverlässigen Office Administrator. Dieser übernimmt administrative Aufgaben und unterstützt die restlichen Mitarbeiter bei der effizienten Ausführung ihrer Aufgaben.
 
Zu den Aufgaben eines Office Administrators gehören auch Buchhaltungsaufgaben und das Beaufsichtigen von Büroassistenten. Der ideale Kandidat kann seine Aufgaben selbständig priorisieren und benötigt wenig Anleitung. Er ist motiviert und zuverlässig.
 
Der Office Administrator sorgt für einen reibungslosen Betrieb der Büros unseres Unternehmens und trägt zu einem nachhaltigen Wachstum bei.

Aufgaben

  • Koordinieren der Büroaktivitäten und -vorgänge, um die Effizienz und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen
  • Beaufsichtigen des Verwaltungspersonals und Aufteilen der Verantwortlichkeiten für eine optimale Leistung
  • Verwalten von Kalendern/Reisearrangements/Terminen usw. für das obere Management
  • Verwalten von Telefonanrufen und Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Pakete usw.)
  • Unterstützen von Budgetierungs- und Buchhaltungsverfahren
  • Erstellen und Aktualisieren von Datensätzen und Datenbanken mit Personal-, Finanz- und anderen Daten
  • Überwachen des Büromaterialbestands und Aufgeben von Bestellungen nach Bedarf
  • Berichte pünktlich abliefern und Präsentationen/Vorschläge wie angewiesen vorbereiten
  • Bei Bedarf Kollegen unterstützen

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Office Administrator, Büroassistent oder in einer relevanten Rolle
  • Herausragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Exzellente Organisations- und Führungsfähigkeiten
  • Vertrautheit mit Büroverwaltungsabläufen und Grundprinzipien der Buchhaltung
  • Hervorragende Kenntnis von MS Office und Office Management Software (ERP etc.)
  • Qualifikationen als Sekretär sind von Vorteil
  • Abitur, Bachelor-Abschluss im Verwaltungs- oder relevantem Bereich ist von Vorteil

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