Descripción del puesto: Asistente de oficina (m/h/x)
Este ejemplo de descripción del puesto de asistente de oficina cubre las cualificaciones, deberes y responsabilidades clave de un asistente de oficina, y tu empresa puede personalizarlo cuando contrate personal para puestos de administración.
Responsabilidades de un asistente de oficina incluyen:
- Organizar la oficina y asistir a los adjuntos para optimizar procesos
- Clasificar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
- Utilizar sistemas informáticos «back-office» (software ERP)
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Breve descripción del puesto
Buscamos un asistente de oficina competente para ayudar con la organización y el funcionamiento de las operaciones administrativas diarias de la compañía.
¿Cuáles son las funciones de un asistente de oficina?
El candidato ideal será un profesional trabajador capaz de llevar a cabo una variedad de tareas de apoyo necesarias en una oficina y trabajar con diligencia bajo presión. Esta persona se mostrará cómoda trabajando con un alto grado de atención al detalle y discreción así como incorporando nuevas formas eficaces de lograr mejores resultados.
Responsabilidades
- Organizar la oficina y asistir a los adjuntos de maneras que optimicen los procedimientos
- Clasificar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
- Crear y actualizar los registros asegurando la exactitud y validez de la información
- Programar y planificar reuniones y citas
- Controlar las existencias de material de oficina y hacer los pedidos que sean necesarios
- Resolver errores de funcionamiento relacionados con la oficina y responder a peticiones o problemas
- Coordinarse con otros departamentos para garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas
- Mantener relaciones de confianza con proveedores, clientes y colegas
- Realizar labores de recepcionista cuando sea necesario
Requisitos
- Experiencia demostrable como asistente «back-office», asistente de oficina, asistente virtual o en otro puesto administrativo pertinente
- Conocimientos sobre sistemas informáticos «back-office» (software ERP)
- Conocimientos prácticos del uso de equipo de oficina
- Excelente comprensión de los procedimientos de gestión de oficinas
- Excelentes capacidades de organización y de gestión del tiempo
- Habilidades analíticas y aptitud para solucionar problemas
- Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
- Dominio de MS Office
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