Stellenbeschreibung: Personalassistent (m/w/d)

Die Aufgaben eines Personalassistenten umfassen:

• Assistieren bei Personalfunktionen und -aufgaben im Tagesgeschäft
• Unterstützen der Fachkräfte im Personalwesen bei Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Erstellen und Aktualisieren von Mitarbeiterdatensätzen (in Papier- und elektronischer Form)

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Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Personalassistenten für eine Reihe administrativer Personalaufgaben.

Was macht ein Personalassistent?

Zu den Aufgaben eines Personalassistenten gehören eine ganze Reihe unterstützender Tätigkeiten in unserer Personalabteilung, vom Koordinieren von Meetings über das Pflegen unserer Mitarbeiterdatenbank bis hin zum Veröffentlichen von Stellenanzeigen. Ein wichtiger Teil Ihrer Tätigkeiten in dieser Funktion ist, als Bindeglied zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern zu agieren, indem Sie eine reibungslose Kommunikation sowie das schnelle Bearbeiten von Anfragen und Anliegen gewährleisten. Sie werden außerdem beim Erstellen von Richtlinien, Prozessen und Unterlagen assistieren.

Qualifikationen eines Personalassistenten

Zu den Fähigkeiten, nach denen wir bei einem Personalassistenten suchen, gehören hervorragende Organisationskompetenz, Vertrautheit im Umgang mit Personalsoftware sowie starke Kommunikationsfähigkeiten. Um ein idealer Kandidat für die Funktion Personalassistent zu sein, sollten Sie zudem über einen Abschluss im Personalwesen verfügen und etwas Erfahrung in diesem Bereich vorweisen können. Sie sollten außerdem in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten, und auch unter Druck die Ruhe bewahren. Nach Absolvieren unseres Schulungsprogramms werden Sie die Führungskräfte unserer Personalabteilung im gesamten Personalbeschaffungszyklus unterstützen können (z. B. bei der Eingliederung neuer Mitarbeiter und beim Kandidaten-Sourcing.)

Schließlich werden Sie sicherstellen, dass unsere Personalabteilung gut organisiert ist und reibungslos funktioniert, um Mitarbeiter zu gewinnen, einzustellen und zu binden.

Aufgaben

• Assistieren bei Personalfunktionen und -aufgaben im Tagesgeschäft
• Unterstützen der Fachkräfte im Personalwesen bei Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Erstellen und Aktualisieren von Mitarbeiterdatensätzen (in Papier- und elektronischer Form)
• Verarbeiten von Unterlagen und Erstellen von Berichten zu Personalaktivitäten (Personalbeschaffung, Schulung, Beschwerden, Leistungsbeurteilungen usw.)
• Koordinieren von Personalprojekten (Meetings, Schulungen, Umfragen usw.) und Führen von Protokollen
• Bearbeiten von Mitarbeiteranfragen zu Personalfragen, -regeln und -vorschriften
• Assistieren bei der Vorbereitung der Lohnbuchhaltung durch Bereitstellen relevanter Daten (Urlaubstage, Fehlzeiten, Boni usw.)
• Kommunizieren mit den öffentlichen Behörden, wenn erforderlich
• Ordnungsgemäße Abwicklung von Beschwerdeverfahren
• Koordinieren der Kommunikation mit Kandidaten und Planen von Interviews
• Durchführen der Erstorientierung für neu eingestellte Mitarbeiter
• Assistieren unserer Personalbeschaffer beim Sourcing von Kandidaten und Aktualisieren unserer Datenbank

Anforderungen

• Nachgewiesene Erfahrung als Personalassistent oder in einer relevanten Personal- oder Verwaltungsfunktion.
• Schnelles Computerschreiben (insbesondere in MS Office)
• Praktische Erfahrung mit Personalinformationssystemen oder HRMS
• Vertrautheit im Umgang mit ATS-Software und Lebenslaufdatenbanken
• Grundkenntnisse des Arbeitsrechts
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Starke Kommunikationsfähigkeiten
• Abschluss in Personalwirtschaft oder einem relevanten Bereich

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