Descripción del puesto: Asistente administrativo (m/h/x)
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Otros puestos similares serían los de gerente administrativo, asistente administrativo ejecutivo, jefe de recepción, gerente de oficina, administrador de oficina, asistente de oficina y personal de secretaría.
Responsabilidades de un asistente administrativo incluyen:
- Gestionar solicitudes y consultas de directores sénior
- Organizar y programar citas con software de administración
- Planificar reuniones y escribir actas detalladas
Breve descripción del puesto
Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.
¿Cuáles son las funciones de un asistente administrativo?
Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.
En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.
Responsabilidades
- Responder y pasar llamadas telefónicas
- Organizar y programar citas
- Planificar reuniones y escribir actas detalladas
- Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
- Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo
- Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina
- Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores
- Mantener listas de contactos
- Realizar reservas y demás preparativos para viajes
- Preparar y conciliar los informes de gastos
- Proporcionar apoyo general a los visitantes
- Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos
- Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior
Requisitos
- Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina
- Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
- Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax
- Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)
- Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas
- Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
- Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
- Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo
- Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría
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