Περιγραφή θέσης εργασίας: Administrative Assistant (Θ/Α/Άλλο)
Αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Administrative Assistant είναι βελτιστοποιημένο για την ανάρτηση σε ιστότοπους θέσεων εργασίας ή σελίδες καριέρας και μπορεί να προσαρμοστεί εύκολα στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Παρόμοιοι τίτλοι θέσεων εργασίας είναι: Υπεύθυνος διοικητικών λειτουργιών, Executive Administrative Assistant, Front Office Manager, Office Manager, Office Administrator, Office Assistant και Γραμματέας.
Οι αρμοδιότητες του Administrative Assistant περιλαμβάνουν:
- Διαχειρίζεται τα διοικητικά αιτήματα και τα ερωτήματα από ανώτερα στελέχη
- Οργανώνει και προγραμματίζει τα ραντεβού με λογισμικό διαχείρισης
- Προγραμματίζει συναντήσεις και κρατάει λεπτομερείς σημειώσεις
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε ένα υπεύθυνο Administrative Assistant που θα αναλάβει ένα φάσμα διοικητικών και γραφειακών εργασιών. Τα καθήκοντα του Administrative Assistant περιλαμβάνουν την παροχή υποστήριξης στους διευθυντές και τους υπαλλήλους μας, την παροχή βοήθειας με τις καθημερινές ανάγκες του γραφείου και τη διαχείριση των γενικών διοικητικών δραστηριοτήτων της εταιρείας μας.
Τι κάνει ένας Administrative Assistant;
Οι αρμοδιότητες του Administrative Assistant περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό ταξιδιών και συναντήσεων, την εκπόνηση εκθέσεων και την διατήρηση των κατάλληλων συστημάτων αρχειοθέτησης. Ο ιδανικός υποψήφιος πρέπει να έχει άριστες ικανότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας και να μπορεί να οργανώνει την εργασία χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το MS Excel και τον εξοπλισμό γραφείου. Εάν έχετε προηγούμενη εμπειρία ως Γραμματέας ή Executive Administrative Assistant και εξοικείωση με τον κλάδο μας, θα θέλαμε να σας συναντήσουμε.
Εν κατακλείδι, ένας επιτυχημένος Διοικητικός Βοηθός πρέπει να εξασφαλίζει την αποτελεσματική και ομαλή καθημερινή λειτουργία του γραφείου μας.
Αρμοδιότητες
- Απαντά και ανακατευθύνει τηλεφωνικές κλήσεις
- Οργανώνει και προγραμματίζει ραντεβού
- Προγραμματίζει συναντήσεις και κρατάει λεπτομερείς σημειώσεις
- Συντάσσει και διανέμει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώματα αλληλογραφίας, επιστολές, φαξ και φόρμες
- Βοηθά στην εκπόνηση τακτικών εκθέσεων
- Αναπτύσσει και διατηρεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης
- Ενημερώνει και διατηρεί τις πολιτικές και τις διαδικασίες γραφείου
- Παραγγέλνει είδη γραφείου και κάνει έρευνα για νέες συμφωνίες και προμηθευτές
- Τηρεί καταλόγους επαφών
- Κανονίζει τα ταξίδια
- Υποβάλλει και εναρμονίζει τις εκθέσεις δαπανών
- Παρέχει γενική υποστήριξη στους επισκέπτες
- Ενεργεί ως σημείο επαφής για εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες
- Συνεργάζεται με εκτελεστικούς και ανώτερους διοικητικούς βοηθούς για να διαχειριστεί αιτήματα και ερωτήματα από τα ανώτερα στελέχη
Απαιτήσεις
- Αποδεδειγμένη εμπειρία ως Administrative Assistant, Virtual Assistant ή διοικητικός βοηθός γραφείου
- Γνώση συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης γραφείου
- Βασικές γνώσεις εξοπλισμού γραφείου, όπως εκτυπωτές και συσκευές φαξ
- Άριστη γνώση MS Office (ειδικότερα MS Excel και MS PowerPoint)
- Εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και ικανότητα αξιολόγησης της προτεραιότητας εργασιών
- Προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
- Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
- Καλές οργανωτικές δεξιότητες με δυνατότητα ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών
- Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον προσόντα ως Administrative Assistant ή γραμματέας είναι πλεονέκτημα
Αναζητάτε θέση εργασίας ως Administrative Assistant; Δείτε τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας στον Ιστότοπο θέσεων εργασίας της Workable!