Descrição do trabalho: Assistente Administrativo (f/m/d)
Este modelo de descrição da vaga de Assistente Administrativo é otimizado para postagem em classificados de emprego ou páginas de carreiras on-line e é fácil de ser personalizado para a sua empresa.
Vagas similares incluem: gerente de administração, assistente administrativo executivo, gerente principal do escritório, gerente de escritório, Administrador de Escritório, assistente do escritório e Secretária.
Responsabilidades do Assistente Administrativo incluem:
- Lidar com solicitações e consultas administrativas dos gerentes seniores
- Organização e agendamento de compromissos com o software de administração
- Planejar reuniões e redigir atas detalhadas
Descrição do trabalho
Estamos à procura de um Assistente Administrativo responsável para executar uma variedade de tarefas administrativas e de escritório. Os deveres do Assistente Administrativo incluem fornecer suporte aos nossos gerentes e funcionários, auxiliar nas necessidades diárias do escritório e gerenciar as atividades administrativas gerais da empresa.
O que um assistente administrativo faz?
As responsabilidades do Assistente Administrativo incluem organizar viagens e reuniões, preparar relatórios e manter sistemas de arquivamento adequados. O candidato ideal deve ter excelentes habilidades de comunicação oral e escrita e ser capaz de organizar seu trabalho usando ferramentas, como o MS Excel e equipamentos de escritório. Se também tiver experiência anterior como Secretária ou Assistente Administrativo Executivo e familiaridade com a nossa indústria, gostaríamos de conhecê-lo.
Por fim, o Assistente Administrativo bem-sucedido deve garantir a operação eficiente e sem problemas do dia-a-dia do nosso escritório.
Responsabilidades
- Atender e direcionar chamadas telefônicas
- Organizar e agendar reuniões e compromissos
- Planejar reuniões e redigir atas detalhadas
- Escrever e distribuir e-mails, memorandos de correspondência, cartas, faxes e formulários
- Auxiliar na preparação de relatórios regulares
- Desenvolver e manter um sistema de arquivamento
- Atualizar e manter políticas e procedimentos do escritório
- Solicitar material de escritório e pesquisar novos negócios e fornecedores
- Manter listas de contatos
- Fazer reservas de viagens
- Enviar e reconciliar relatórios de despesas
- Prestar suporte geral aos visitantes
- Atuar como ponto de contato de clientes internos e externos
- Estabelecer uma ligação com os assistentes administrativos executivos e seniores para lidar com solicitações e consultas dos gerentes seniores
Requisitos
- Experiência comprovada como assistente administrativo, assistente virtual ou assistente administrativo de escritório
- Conhecimento de sistemas e procedimentos de gestão de escritório
- Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras e aparelhos de fax
- Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint, principalmente)
- Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de priorizar o trabalho
- Atenção aos detalhes e habilidades para solucionar problemas
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
- Excelentes habilidades organizacionais com capacidade de realizar várias tarefas
- Diploma do ensino médio; qualificação adicional como assistente administrativo ou Secretária será uma vantagem
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