Descriptif de poste: Adjoint administratif (f/h/autre)
Le présent modèle de fiche de poste d’Adjoint administratif a été optimisé à des fins de publication sur des sites d’annonces ou des pages d’emploi en ligne, ainsi que pour être aisément personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise. Les intitulés de postes similaires incluent: Directeur administratif, Assistant administratif, Responsable front office, Chef de bureau, Administrateur de bureau, Assistant de bureau et Secrétaire.
Les fonctions de l’Adjoint administratif incluent:
- Traiter les demandes administratives et les requêtes des cadres supérieurs
- Organiser et planifier des rendez-vous avec un logiciel administratif
- Planifier les réunions et rédiger des procès-verbaux détaillés
Description du poste
Nous recherchons un Adjoint administratif compétent pour entreprendre toute une variété de tâches administratives et de bureau. Les tâches de l’Adjoint administratif consistent notamment à assister nos directeurs et employés dans leur travail, à gérer les tâches quotidiennes de bureau, ainsi que les activités administratives générales de notre société.
En quoi consiste le poste d’Adjoint administratif ?
Les fonctions de l’Adjoint administratif incluent l’organisation des déplacements et des réunions, la préparation des rapports et la bonne tenue des systèmes de classement. Le candidat idéal devra posséder d’excellentes compétences de communication orale et écrite et être capable d’organiser son travail à l’aide d’outils tels que MS Excel et le matériel de bureau. Si vous avez également de l’expérience en tant que Secrétaire ou Assistant administratif et que vous connaissez notre secteur, nous aimerions vous rencontrer.
Un Adjoint administratif performant doit veiller avant tout au bon fonctionnement de notre bureau.
Responsabilités
- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger
- Organiser et prendre les rendez-vous
- Planifier les réunions et rédiger des procès-verbaux détaillés
- Préparer et distribuer des courriels, mémos, fax et formulaires
- Aider à la préparation de rapports réguliers
- Développer et tenir un système d’archivage
- Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures du bureau
- Passer les commandes de fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et fournisseurs
- Tenir à jour les listes de coordonnées
- Organiser les déplacements
- Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
- Assister les visiteurs, de manière générale
- Servir de point contact avec les clients internes et externes
- Assurer la liaison avec la direction et les assistants administratifs expérimentés pour traiter les demandes des cadres supérieurs
Exigences
- Expérience avérée en tant qu’assistant administratif, assistant virtuel ou assistant administratif de bureau
- Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
- Connaissance opérationnelle du matériel de bureau, tel que les imprimantes et les télécopieurs
- Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
- Excellentes capacités de gestion des tâches et du temps
- Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
- Excellentes compétences de communication orale et écrite
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
- Diplôme d’études secondaires ; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire constitue un avantage
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