Descriptif de poste: Adjoint exécutif (f/h/autre)
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Les fonctions de l’Adjoint exécutif incluent:
- Servir de point contact entre les directeurs, les employés, les clients et les partenaires externes
- Gérer le flux d’informations de manière rapide et précise
- Gérer les calendriers des cadres et organiser des réunions
Description du poste
Nous recherchons un Adjoint exécutif pour effectuer diverses tâches administratives et fournir un soutien aux cadres supérieurs de notre société. Les fonctions de l’Adjoint exécutif incluent la gestion des plannings, l’organisation des déplacements et la préparation des notes de frais. Pour réussir à ce poste, il doit être bien organisé, posséder d’excellentes compétences en gestion du temps et être capable de travailler de manière indépendante. En définitive, il contribuera à l’efficacité de notre entreprise en fournissant un soutien personnalisé et dans les délais impartis aux membres de l’équipe de direction.
Responsabilités
- Servir de point contact entre les directeurs, les employés, les clients et les partenaires externes
- Gérer le flux d’informations de manière rapide et précise
- Gérer les calendriers des cadres et organiser des réunions
- Organiser les déplacements et l’hébergement
- Réduire les dépenses quotidiennes et préparer les rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels
- Superviser la performance des autres employés de bureau
- Jouer le rôle de chef de bureau en surveillant les stocks de fournitures
- Rédiger des communiqués à diffuser en interne et en externe – mémos, courriels, présentations, rapports
- Prendre des notes lors des réunions
- Filtrer et transférer les appels téléphoniques et distribuer le courrier
- Concevoir et tenir à jour un système de classement de bureau
Exigences
- Expérience professionnelle en tant qu’Adjoint exécutif, Assistant personnel ou à un poste similaire
- Excellente connaissance de MS Office
- Capacités exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps
- Connaissance des gadgets et applications de bureau (par ex., calendriers électroniques et photocopieurs)
- Excellentes compétences de communication orale et écrite
- Discrétion et confidentialité
- Diplôme d’études secondaires
- Un diplôme ou certificat en administration publique constitue un avantage