Περιγραφή θέσης εργασίας: Front Office Manager (Θ/Α/Άλλο)
Αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Front Office Manager μπορεί να σας βοηθήσει να προσελκύσετε τους πλέον κατάλληλους υποψηφίους για να διαχειριστούν αποτελεσματικά το χώρο υποδοχής σας. Είναι επίσης εύκολο να το προσαρμόσετε για να ικανοποιήσετε τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της επιχείρησης ή του ξενοδοχείου σας. Παρόμοιοι τίτλοι θέσεων εργασίας είναι Εκπρόσωπος Υποδοχής, Υπάλληλος υποδοχής γραφείου, Γραμματέας, Office Manager και Administrative Assistant.
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε έναν Front Office Manager για να διαχειριστεί τον χώρο υποδοχής μας. Θα είστε το «πρόσωπο» της εταιρείας μας και θα εξασφαλίζετε τη θερμή υποδοχή των επισκεπτών. Θα συντονίζετε επίσης όλες τις δραστηριότητες υποδοχής, συμπεριλαμβανομένων των κλήσεων, των κρατήσεων και των υπηρεσιών φιλοξενίας.
Ως Front Office Manager, πρέπει να συνδυάζετε μια ευχάριστη προσωπικότητα με μια δυναμική επαγγελματική στάση για να επιβλέπετε και να καθοδηγείτε την ομάδα μας. Ο ιδανικός μας υποψήφιος μπορεί να χειρίζεται αποτελεσματικά τις καταγγελίες και έχει μια σταθερή προσέγγιση στη εξυπηρέτηση πελατών.
Εν κατακλείδι, πρέπει να είστε σε θέση να διασφαλίζετε ότι η ρεσεψιόν μας προσφέρει επαγγελματική και φιλική εξυπηρέτηση στους πελάτες μας.
Αρμοδιότητες
- Εξασφαλίζει ότι ο χώρος υποδοχής είναι τακτοποιημένος και έχει όλη την απαραίτητη γραφική ύλη και τα υλικά (π.χ. στυλό, έντυπα και ενημερωτικά φυλλάδια)
- Εκπαιδεύει, επιβλέπει και υποστηρίζει το προσωπικό του γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των υπαλλήλων υποδοχής, των υπαλλήλων ασφαλείας και των υπαλλήλων του τηλεφωνικού κέντρου
- Προγραμματίζει τις βάρδιες
- Εξασφαλίζει έγκαιρη και ακριβή εξυπηρέτηση πελατών
- Χειρίζεται καταγγελίες και συγκεκριμένα αιτήματα πελατών
- Αντιμετωπίζει τα επείγοντα περιστατικά
- Παρακολουθεί τα αποθέματα και παραγγέλνει προμήθειες γραφείου
- Εξασφαλίζει τη σωστή διανομή της αλληλογραφίας
- Καταρτίζει και παρακολουθεί τον προϋπολογισμό του γραφείου
- Τηρεί ενημερωμένα αρχεία για τα έξοδα και τις δαπάνες γραφείου
- Εξασφαλίζει ότι τηρούνται οι πολιτικές και οι απαιτήσεις ασφάλειας της εταιρείας
Απαιτήσεις
- Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Front Office Manager ή υπεύθυνος ρεσεψιόν
- Πρακτική εμπειρία με μηχανήματα γραφείου (π.χ. συσκευές φαξ και εκτυπωτές)
- Πλήρης γνώση της εξυπηρέτησης πελατών, της διαχείρισης γραφείου και βασικών διαδικασιών λογιστικής
- Άριστη γνώση της Αγγλικής (γραπτά και προφορικά)
- Καλή γνώση MS Office, ιδιαίτερα Excel και Word
- Εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας και διαπροσωπικών σχέσεων
- Καλές οργανωτικές δεξιότητες και ικανότητα ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών
- Δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων
- Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον πιστοποίηση είναι πλεονέκτημα
Περισσότερες πηγές:
- Βρείτε και προσλάβετε Office Managers με τα φύλλα πολύτιμων πληροφοριών με αναζήτηση Boolean της Workable.
- Αξιολογήστε τις σχετικές δεξιότητες και τα προσόντα χρησιμοποιώντας τις ερωτήσεις συνέντευξης Office Manager.