Περιγραφή θέσης εργασίας: Senior Executive Assistant (Θ/Α/Άλλο)
Αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Senior Executive Assistant είναι βελτιστοποιημένο για διοικητικά καθήκοντα και είναι έτοιμο για δημοσίευση σε ιστότοπους θέσεων εργασίας. Μη διστάσετε να προσθέσετε περισσότερες δεξιότητες για να προσελκύσετε καταρτισμένους υποψήφιους για τη θέση του Executive Assistant. Παρεμφερείς τίτλοι θέσεων εργασίας περιλαμβάνουν: Administrative Assistant.
Οι αρμοδιότητες του Senior Executive Assistant περιλαμβάνουν:
- Συντονίζει τα καθημερινά προγράμματα των ανώτερων στελεχών
- Προγραμματίζει συναντήσεις και εκδηλώσεις
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών και των υπαλλήλων/πελατών
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε έναν υπεύθυνο Senior Executive Assistant, για να υποστηρίζει τα ανώτερα στελέχη μας έγκαιρα και με επαγγελματισμό. Θα παρέχετε υψηλού επιπέδου διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη σε ανώτατα στελέχη.
Τα κύρια καθήκοντα του Senior Executive Assistant περιλαμβάνουν προγραμματισμό συναντήσεων, οργάνωση ταξιδιών και οργάνωση καθημερινών προγραμμάτων. Για να πετύχετε σε αυτή τη θέση, θα πρέπει να αναλαμβάνετε δράση προκαταβολικά, να τηρείτε τις προθεσμίες και να επικοινωνείτε αποτελεσματικά. Ο ιδανικός υποψήφιος έχει επίσης προηγούμενη εμπειρία ως Executive Assistant και είναι εξοικειωμένος με τις τεχνολογίες διαχείρισης γραφείου.
Εν κατακλείδι, πρέπει να είστε σε θέση να προσδιορίζετε και να αντιμετωπίζετε τις ανάγκες των ανώτερων διευθυντικών στελεχών και να εκτελείτε διοικητικά καθήκοντα για να εξασφαλίζετε την ομαλή ροή εργασιών της εταιρείας μας.
Αρμοδιότητες
- Συντονίζει τα καθημερινά προγράμματα των ανώτερων στελεχών
- Προγραμματίζει συναντήσεις και εκδηλώσεις
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών και των υπαλλήλων/πελατών
- Εκπονεί τακτικές εκθέσεις και ενημερώνει τις εσωτερικές βάσεις δεδομένων
- Κανονίζει τα ταξίδια
- Διαχειρίζεται τις τηλεφωνικές κλήσεις και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Απαντά γρήγορα στα ερωτήματα των διευθυντών
- Διευκολύνει την εσωτερική επικοινωνία (π.χ. διανέμει πληροφορίες και προγραμματίζει παρουσιάσεις)
- Προτείνει πιο αποτελεσματικούς τρόπους για τη λειτουργία του γραφείου και προσπαθεί να επιλύσει τις δυσλειτουργίες
- Εξετάζει και προτείνει αλλαγές στις πολιτικές της εταιρείας μας
Απαιτήσεις
- Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Senior Executive Assistant, Executive Administrative Assistant ή σε παρόμοιο ρόλο
- Γνώση διαδικασιών γραφείου
- Εμπειρία με συστήματα διαχείρισης γραφείου, ERP και MS Office
- Εξοικείωση με ηλεκτρονικά ημερολόγια και συστήματα cloud
- Εμπειρία με τη χρήση εξοπλισμού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων εκτυπωτών και συσκευών φαξ
- Εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας (μέσω τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κατ’ ιδίαν)
- Εμπειρία στη χρήση διακριτικότητας και εμπιστευτικότητας όσον αφορά ευαίσθητες πληροφορίες της εταιρείας
- Εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες και ικανότητα προκαταβολικής αντιμετώπισης θεμάτων και προτεραιοποίησης εργασιών
- Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον προσόντα ως Personal Assistant ή Γραμματέας είναι πλεονέκτημα