Περιγραφή θέσης εργασίας: Executive Assistant (Θ/Α/Άλλο)
Χρησιμοποιήστε αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Executive Assistant για να διαφημίσετε τη διαθέσιμη θέση εργασίας σας και να προσελκύσετε προσοντούχους υποψηφίους.
Οι αρμοδιότητες του Executive Assistant περιλαμβάνουν:
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών, των υπαλλήλων, των πελατών και άλλων εξωτερικών συνεργατών
- Διαχειρίζεται τη ροή πληροφοριών με έγκαιρο και ακριβή τρόπο
- Διαχειρίζεται τα προγράμματα των στελεχών και οργανώνει συναντήσεις
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε έναν Executive Assistant, που θα εκτελεί σειρά διοικητικών καθηκόντων και θα υποστηρίζει τους ανώτερους διευθυντές της εταιρείας μας. Οι αρμοδιότητες του Executive Assistant περιλαμβάνουν τη διαχείριση των προγραμμάτων, τον προγραμματισμό ταξιδιών και την εκπόνηση εκθέσεων δαπανών. Για να πετύχετε σε αυτό το ρόλο, πρέπει να είστε οργανωτικό άτομο, να έχετε εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου και να είστε σε θέση να ενεργείτε χωρίς καθοδήγηση. Εν κατακλείδι, θα συμβάλλετε στην αποτελεσματικότητα της επιχείρησής μας, παρέχοντας εξατομικευμένη και έγκαιρη υποστήριξη στα στελέχη.
Αρμοδιότητες
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών, των υπαλλήλων, των πελατών και άλλων εξωτερικών συνεργατών
- Διαχειρίζεται τη ροή πληροφοριών με έγκαιρο και ακριβή τρόπο
- Διαχειρίζεται τα προγράμματα των στελεχών και οργανώνει συναντήσεις
- Κανονίζει τα ταξίδια και τη διαμονή
- Παρακολουθεί τις ημερήσιες δαπάνες και εκπονεί εβδομαδιαίες, μηνιαίες ή τριμηνιαίες εκθέσεις
- Επιβλέπει την απόδοση άλλων υπαλλήλων
- Λειτουργεί ως Office Manager, διατηρώντας το απόθεμα των αναλωσίμων γραφείου
- Διαμορφώνει τις πληροφορίες για εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία – τα σημειώματα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις παρουσιάσεις και τις εκθέσεις
- Κρατάει σημειώσεις κατά τη διάρκεια συνεδριάσεων
- Φιλτράρει και κατευθύνει τις τηλεφωνικές κλήσεις και διανέμει την αλληλογραφία
- Οργανώνει και διατηρεί το σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου
Απαιτήσεις
- Εργασιακή εμπειρία ως Executive Assistant, Personal Assistant ή σε παρόμοιο ρόλο
- Άριστη γνώση MS Office
- Εξαιρετικές δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου
- Εξοικείωση με τις συσκευές και τις εφαρμογές γραφείου (π.χ. ηλεκτρονικά ημερολόγια και συσκευές αντιγραφής)
- Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
- Διακριτικότητα και εμπιστευτικότητα
- Απολυτήριο λυκείου
- Δίπλωμα ή πιστοποίηση PA αποτελεί πλεονέκτημα