Περιγραφή θέσης εργασίας: Executive Administrative Assistant (Θ/Α/Άλλο)
Αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Executive Administrative Assistant είναι βελτιστοποιημένο για την ανάρτηση σε ιστότοπους θέσεων εργασίας ή σελίδες καριέρας. Μπορείτε να τροποποιήσετε αυτήν την περιγραφή διοικητικής θέσης εργασίας για τις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας σας. Παρόμοιοι τίτλοι θέσεων εργασίας είναι Υπεύθυνος διοικητικών λειτουργιών, Administrative Assistant, Executive Assistant, Γραμματέας διοίκησης και Senior Executive Assistant.
Οι αρμοδιότητες του Executive Administrative Assistant περιλαμβάνουν:
- Λειτουργεί ως διοικητικό σημείο επαφής, μεταξύ των στελεχών και των εσωτερικών/εξωτερικών πελατών
- Αναλαμβάνει το καθήκον να απαντάει σε κλήσεις, κρατάει μηνύματα και κατευθύνει την αλληλογραφία
- Χειρίζεται δεόντως τα αιτήματα και τα ερωτήματα των στελεχών
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε έναν ικανό Executive Administrative Assistant για να παρέχει εξατομικευμένη γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη, κατά τρόπο οργανωμένο και έγκαιρα. Θα εργάζεστε με τον καθένα ξεχωριστά, σε ένα φάσμα καθηκόντων που σχετίζονται με την επαγγελματική ζωή και την επικοινωνία του εκάστοτε στελέχους.
Αρμοδιότητες
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών και των εσωτερικών/εξωτερικών πελατών
- Αναλαμβάνει τα καθήκοντα της απάντησης κλήσεων, κρατάει μηνύματα και κατευθύνει την αλληλογραφία
- Χειρίζεται δεόντως τα αιτήματα και τα ερωτήματα
- Τηρεί το πρόγραμμα, οργανώνει συναντήσεις και ραντεβού και στέλνει υπενθυμίσεις
- Κανονίζει τα ταξίδια
- Λαμβάνει υπαγόρευση και κρατάει σημειώσεις και εισάγει δεδομένα με ακρίβεια
- Παρακολουθεί τα αναλώσιμα γραφείου και αναζητά πλεονεκτικές προσφορές ή προμηθευτές
- Δημιουργεί εκθέσεις, παρουσιάσεις και συνόψεις
- Αναπτύσσει και χρησιμοποιεί ένα αποτελεσματικό σύστημα τεκμηρίωσης και αρχειοθέτησης
Απαιτήσεις
- Αποδεδειγμένη εμπειρία ως Executive Administrative Assistant, Senior Executive Assistant ή σε άλλη γραμματειακή θέση
- Πλήρης κατανόηση των συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης γραφείου
- Άριστη γνώση MS Office
- Άριστη γνώση αγγλικών
- Εξαιρετικές ικανότητες σχεδιασμού και διαχείρισης χρόνου
- Ενημέρωση σχετικά με τις εξελίξεις όσον αφορά τα τελευταία gadget και τις εφαρμογές γραφείου
- Ικανότητα ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών και ιεράρχηση του καθημερινού φόρτου εργασίας
- Υψηλού επιπέδου δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
- Διακριτικότητα και εμπιστευτικότητα
- Απολυτήριο λυκείου, πρόσθετο προσόν ως Personal Assistant θεωρείται πλεονέκτημα