Περιγραφή θέσης εργασίας: Administrative Coordinator (Θ/Α/Άλλο)
Δημοσιεύστε αυτό το υπόδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας Administrative Coordinator στους ιστότοπους θέσεων εργασίας και στις σελίδες καριέρας για να προσελκύσετε καταρτισμένους υποψηφίους. Μη διστάσετε να τροποποιήσετε αυτό το υπόδειγμα για να καλύψετε τις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Οι αρμοδιότητες του Administrative Coordinator περιλαμβάνουν:
- Διαχειρίζεται και δρομολογεί κατάλληλα τις τηλεφωνικές κλήσεις
- Επεξεργάζεται και υποβάλλει εκθέσεις για τις δαπάνες του γραφείου
- Τηρεί τα φυσικά και ψηφιακά αρχεία των υπαλλήλων
Περιγραφή θέσης εργασίας
Αναζητούμε έναν Administrative Coordinator για να ενταχθεί στην εταιρεία μας και να λειτουργεί ως σημείο επαφής για τους υπαλλήλους μας και τους εργολάβους.
Οι αρμοδιότητες του Administrative Coordinator περιλαμβάνουν την υποστήριξη των τακτικών λειτουργιών γραφείου, τον έλεγχο των τηλεφωνικών κλήσεων και τον προγραμματισμό των εσωτερικών συνεδριάσεων. Για να πετύχετε σε αυτό το ρόλο, θα πρέπει να έχετε άριστες οργανωτικές δεξιότητες και την ικανότητα να δίνετε προτεραιότητες στα καθήκοντα και να τηρείτε τις προθεσμίες.
Εν κατακλείδι, θα παρέχετε διοικητική υποστήριξη στο προσωπικό μας και θα εξασφαλίζετε την ομαλή διεξαγωγή όλων των καθημερινών διαδικασιών.
Αρμοδιότητες
- Διαχειρίζεται και δρομολογεί κατάλληλα τις τηλεφωνικές κλήσεις
- Επεξεργάζεται και υποβάλλει εκθέσεις για τις δαπάνες του γραφείου
- Τηρεί τα φυσικά και ψηφιακά αρχεία των υπαλλήλων
- Προγραμματίζει εσωτερικές και εξωτερικές συναντήσεις
- Διανέμει το εισερχόμενο ταχυδρομείο
- Διαχειρίζεται και παραγγέλνει είδη γραφείου
- Κανονίζει τα ταξίδια
- Οργανώνει τα έγγραφα της εταιρείας σε ενημερωμένα συστήματα αρχειοθέτησης
- Απαντά στα ερωτήματα των υπαλλήλων και των πελατών (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου ή προσωπικά)
- Ετοιμάζει παρουσιάσεις, υπολογιστικά φύλλα και εκθέσεις
- Ενημερώνει τις πολιτικές γραφείου ανάλογα με τις ανάγκες
Απαιτήσεις
- Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Administrative Coordinator, Διοικητικός υπάλληλος ή σε παρόμοιο ρόλο
- Πρακτική εμπειρία με το MS Office (ιδιαίτερα MS Word και MS Excel)
- Εξοικείωση με εξοπλισμό γραφείου, όπως εκτυπωτές και συσκευές φαξ
- Βασικές δεξιότητες στα μαθηματικά
- Καλές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου με ικανότητα προτεραιοποίησης εργασιών
- Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
- Απολυτήριο λυκείου, επιπλέον προσόντα στη διαχείριση γραφείου είναι πλεονέκτημα