Stellenbeschreibung: Verwaltungskoordinator (m/w/d)

Die Aufgaben eines Verwaltungskoordinators umfassen:

• Entgegennahme und ggf. Weiterleitung von Telefonaten
• Abwickeln und Melden von Bürokosten
• Führen von Mitarbeiterakten in digitaler und Papierform

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Verwaltungskoordinator, der als Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter und Lieferanten fungiert.

Zu den Aufgaben des Verwaltungskoordinators gehören die Unterstützung des regulären Bürobetriebs, die Entgegennahme von Telefonanrufen und die Planung interner Besprechungen. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Sie ein Organisationstalent sein sowie über die Fähigkeit verfügen, Aufgaben zu priorisieren und Termine einzuhalten.

Letztendlich bieten Sie unseren Mitarbeitern administrative Unterstützung und sorgen für reibungslose tägliche Abläufe.

Aufgaben

• Entgegennahme und ggf. Weiterleitung von Telefonaten
• Abwickeln und Melden von Bürokosten
• Führen von Mitarbeiterakten in digitaler und Papierform
• Arrangieren von internen und externen Besprechungen
• Verteilen der eingehenden E-Mails/Post
• Verwalten und Nachbestellen von Büroartikeln
• Treffen von Reisevorbereitungen
• Organisieren der Unternehmensdokumente in aktualisierten Ablagesystemen
• Beantworten der Fragen von Mitarbeitern und Kunden (per E-Mail, Telefon oder persönlich)
• Vorbereiten von Präsentationen, Tabellen und Berichten
• Aktualisieren der Bürorichtlinien nach Bedarf

Anforderungen

• Nachgewiesene Berufserfahrung als Verwaltungskoordinator, Administrator oder in einer ähnlichen Rolle
• Praktische Erfahrungen mit der MS Office Suite (insbesondere MS Word und MS Excel)
• Vertrautheit im Umgang mit Büroausstattung, einschließlich Drucker und Faxgeräte
• Grundlegende mathematische Fähigkeiten
• Solide Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
• Ausgezeichnete Kommunikationskenntnisse (in Wort und Schrift)
• Abitur; zusätzliche Qualifikationen als Office Administrator sind von Vorteil