Descripción del puesto: Auxiliar administrativo superior (m/h/x)
Esta plantilla de descripción del puesto de auxiliar administrativo superior menciona todas las capacidades y cualificaciones esenciales para ayudarte a atraer a los mejores candidatos para ofrecer apoyo administrativo a los altos directivos de tu empresa.
Breve descripción del puesto
Buscamos un auxiliar administrativo superior experimentado para unirse a nuestro equipo. Realizarás una variedad de tareas administrativas, incluida la gestión de teléfonos y correos electrónicos, programación de citas y planificación de reuniones.
Para este puesto, debes ser capaz de utilizar tus capacidades organizativas para gestionar tu espacio de oficina y tu tiempo, puesto que colaborarás con clientes y colegas en un entorno de ritmo rápido. También debes tener excelentes capacidades comunicativas verbales y escritas
En definitiva, debes ser capaz de apoyar a nuestros altos directivos y asegurarte del buen funcionamiento de nuestras operaciones de oficina diarias.
Responsabilidades
- Apoyar a los altos directivos y ejecutivos con tareas de secretariado diarias
- Planificar reuniones y escribir actas detalladas
- Responder llamadas telefónicas, proporcionar información a quienes llamen o poner en contacto a quienes llamen con las personas adecuadas
- Programar citas y actualizar el calendario
- Organizar viajes y hacer reservas para los altos directivos
- Redactar y teclear correspondencia habitual, como invitaciones y material informativo
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo
- Crear hojas de cálculo y presentaciones
- Proporcionar informes estadísticos y presupuestarios
- Recibir y proporcionar apoyo general a los visitantes
- Desarrollar, implementar y mejorar las políticas y procedimientos de la oficina
Requisitos
- Experiencia demostrable como auxiliar administrativo superior, asistente virtual o asistente administrativo ejecutivo
- Comprensión profunda de la gestión y las operaciones diarias de una oficina
- Experiencia práctica con MS Office
- Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax
- Excelentes capacidades comunicativas verbales y escritas
- Grandes capacidades de organización y de gestión del tiempo
- Título de educación secundaria; se valorará tener cualificación adicional como asistente personal o secretario
Más recursos:
- Consulta también nuestra descripción más general de un puesto de personal de secretaría o la descripción del puesto de asistente administrativo que pueden ser adaptadas a tus necesidades.